Que signifie concrètement « gestion des stocks avec Excel » ?

Les entreprises qui gèrent leurs stocks avec Excel utilisent généralement un ou plusieurs tableaux contenant les informations suivantes :

• Références articles et descriptions
• Niveaux de stock actuels et niveaux minimums
• Emplacements de stockage, rayonnages, bacs
• Achats, ventes et réservations

Au début, cela fonctionne étonnamment bien. Une liste simple, quelques filtres et totaux, et l’on a l’impression que tout est sous contrôle. Les problèmes commencent dès que plusieurs personnes travaillent en même temps sur les stocks ou que les mouvements d’articles se multiplient.

Problèmes typiques de la gestion des stocks avec Excel

Plus l’assortiment est large et plus l’activité est dynamique, plus les faiblesses d’Excel en tant qu’outil de gestion des stocks deviennent visibles :

• Pas de stocks en temps réel : Les niveaux de stock sont mis à jour manuellement. Si une sortie de marchandises est oubliée ou saisie trop tard, les chiffres ne correspondent plus à la réalité.
• Saisies manuelles sujettes aux erreurs : Fautes de frappe, lignes supprimées par erreur ou formules « cassées » conduisent rapidement à des stocks incorrects.
• Pas de vraie gestion multi-utilisateurs : Si plusieurs collaborateur·rice·s travaillent simultanément dans le même fichier, les conflits de versions, les écrasements de données ou les fichiers verrouillés se multiplient.
• Aucun guidage des processus : Excel ne sait pas si l’on est en réception de marchandises, en préparation de commandes ou en inventaire. Les processus doivent être coordonnés par e‑mails, notes papier ou échanges informels.
• Traçabilité limitée : Qui a modifié quel stock et à quel moment ? Pourquoi un article apparaît‑il soudain en négatif ? Les modifications sont souvent difficiles à reconstituer.

Ces points coûtent du temps, de l’énergie et, au final, de l’argent. Surtout lorsque les clients attendent des délais de livraison rapides, une gestion des stocks uniquement basée sur Excel devient un risque.

Scanwiz : une gestion des stocks directement en rayon plutôt qu’au bureau

Scanwiz a été conçu précisément pour ces situations : au lieu de mettre à jour les niveaux de stock dans Excel au bureau, les collaborateur·rice·s enregistrent les opérations directement à l’emplacement de stockage – via smartphone ou scanner. Cela réduit les ruptures de média et rapproche les données de la réalité du terrain.

Les principes clés sont les suivants :

• Scanner plutôt que taper : Les articles et emplacements sont saisis via codes‑barres ou QR codes. Cela réduit les erreurs de saisie et accélère les enregistrements.
• Stocks en temps réel : Chaque entrée, transfert ou sortie de stock est enregistré immédiatement. Le niveau de stock actuel est visible à tout moment.
• Processus clairs : Scanwiz structure les processus typiques comme la réception, le rangement, la préparation de commandes et l’inventaire. Les collaborateur·rice·s sont guidé·e·s étape par étape.
• Transparence pour tous : Au bureau comme dans l’entrepôt, tout le monde voit les mêmes niveaux de stock et mouvements, sans devoir s’échanger des fichiers Excel.

Les petites et moyennes entreprises qui se débattent encore avec Excel peuvent ainsi passer très rapidement à une gestion professionnelle des stocks avec Scanwiz, sans devoir déployer un ERP complexe.

Scanwiz vs Excel : quelles différences concrètes ?

La question n’est pas de savoir si Excel est fondamentalement mauvais, mais s’il reste l’outil adapté à une organisation des stocks en croissance. Dans la pratique, les différences sont claires :

Quiconque démarre encore aujourd’hui avec Excel se heurte tôt ou tard aux mêmes douleurs : stocks peu fiables, frustration dans l’entrepôt et clients qui attendent leurs commandes.

Quand faut‑il passer d’Excel à Scanwiz ?

Plusieurs signaux indiquent clairement que le moment est venu d’adopter une solution spécialisée de gestion des stocks :

• Plusieurs personnes travaillent en parallèle sur les stocks et dans l’entrepôt.
• Des écarts entre les niveaux de stock Excel et les stocks physiques apparaissent régulièrement.
• Les inventaires prennent beaucoup de temps et doivent ensuite être « rectifiés ».
• Les commandes clients ne peuvent pas être confirmées de manière fiable, car personne n’est vraiment sûr que la marchandise soit disponible.
• Le nombre d’articles ou d’emplacements de stockage a fortement augmenté ces dernières années.

Dans ces situations, Scanwiz apporte des avantages mesurables : moins de temps perdu à chercher, moins d’erreurs de préparation et des responsabilités plus claires. La transition peut généralement se faire progressivement – par exemple en numérisant d’abord certains secteurs, tandis qu’Excel ne sert plus qu’aux analyses.

Comment Scanwiz facilite le passage à une solution dédiée

Un argument fréquent en faveur d’Excel est : « Nous n’avons pas le temps pour un nouveau système. » C’est justement là qu’une solution légère fait la différence. Scanwiz se concentre sur l’essentiel :

• Mise en place rapide avec des champs clairs pour les articles, emplacements et niveaux de stock.
• Applications mobiles que les collaborateur·rice·s peuvent utiliser sans formation lourde.
• Un rôle clair pour Excel : export et analyses, mais plus la gestion quotidienne des stocks.

De cette façon, une simple liste Excel se transforme progressivement en un système de gestion des stocks transparent et numérique. L’avantage : la base de données reste cohérente et vous pouvez continuer à travailler avec vos rapports habituels – mais cette fois sur la base de stocks fiables.

Conclusion : tout le monde connaît Excel – mais Scanwiz est conçu pour la gestion des stocks

Excel est un excellent outil pour les calculs, les listes et les analyses ponctuelles. Pour une gestion des stocks pérenne dans un environnement en croissance, il n’est toutefois adapté que dans une mesure limitée. Dès que les mouvements de stock se multiplient et que plusieurs personnes interviennent, les risques prennent le dessus.

Scanwiz, au contraire, est entièrement pensé pour la gestion des stocks : scanner plutôt que taper, processus structurés plutôt que feuilles de calcul, stocks en temps réel plutôt qu’intuitions. Quiconque cherche aujourd’hui « gestion des stocks avec Excel » se trouve généralement déjà face aux limites typiques du tableur – et c’est précisément là que commence la valeur ajoutée de Scanwiz.

Note clients : 4,9 sur 5 étoiles, sur la base de 113 avis clients.

Pourquoi la gestion des lots est essentielle aujourd’hui

La gestion des lots (lot tracking) constitue la base pour identifier rapidement les produits concernés en cas de problèmes de qualité ou de rappels et les retirer de la circulation de manière ciblée, plutôt que de bloquer « à l’aveugle » des stocks entiers. Dans les domaines réglementés tels que les produits pharmaceutiques et les dispositifs médicaux, une documentation complète et une traçabilité au niveau du lot sont des exigences fondamentales, généralement liées aux dates de péremption/DLU et à des mouvements de stock clairement documentés.

Dans l’industrie alimentaire, la traçabilité tout au long de la chaîne d’approvisionnement est encadrée légalement (p. ex. Règlement (CE) n° 178/2002, art. 18), ce qui, en pratique, exige des systèmes et des processus permettant une preuve rapide et l’exécution efficace des rappels.

Les secteurs qui luttent au quotidien

De nombreux établissements de santé gèrent des médicaments et des consommables de cabinet avec des dates de péremption et doivent saisir les stocks rapidement, avec un minimum d’erreurs – Scanwiz met en avant précisément ce cas d’usage dans un témoignage client (cabinet médical) et souligne l’utilisation de l’inventaire et du scanner au quotidien.

Dans la production & l’industrie (p. ex. construction mécanique, fabrication proche de la chimie, consommables), la transparence sur les lots et les variantes est cruciale pour permettre les analyses de causes racines, le traitement des réclamations et l’optimisation des processus – Scanwiz cite « la gestion des lots et la gestion des variantes » comme un bénéfice concret du point de vue client.

Dans l’alimentaire/cosmétique/biens de consommation, le suivi par lot tout au long de la supply chain est un standard pour garantir la sécurité, la qualité et la capacité de rappel, souvent associé à une logique DLU/FEFO.

Les 7 incontournables d’une gestion des lots moderne

• ID de lot + DLU/péremption: Enregistrer chaque lot de manière unique et le gérer avec une date de péremption afin de rendre possible une logique FEFO/péremption.​
• Historique complet des mouvements de stock: Documenter numériquement la réception, les transferts, les sorties/prélèvements et l’inventaire afin de réellement assurer la traçabilité.​
• Scan de codes-barres plutôt que saisie: Le scan réduit les erreurs manuelles et accélère les enregistrements en temps réel.​
• Plusieurs emplacements/sites de stockage: Les lots doivent être localisables jusqu’au bac/emplacement exact pour que les blocages et les sorties puissent être gérés avec précision.
• Variantes + lots ensemble: Surtout pour des articles similaires (taille, concentration, kit, changements de fournisseur), la logique variantes + lots évite les confusions.
• Workflows d’inventaire: Un inventaire numérique avec des étapes claires est essentiel pour garantir l’exactitude des stocks.
• Reporting & préparation aux audits: Les analyses des mouvements et des niveaux de stock créent de la transparence et aident à améliorer les processus de façon mesurable.

Si les lots, les variantes et les stocks vivent encore dans Excel, des listes ou une « connaissance implicite » : profitez d’un essai de 14 jours et mettez en place une véritable routine de gestion des lots basée sur le scan.

Plan pratique : comment mettre en place correctement la gestion des lots

1. Définir les articles & emplacements de stockage: Créer la fiche article, les emplacements de stockage et les soldes d’ouverture ; Scanwiz décrit une mise en route rapide et une vue d’ensemble claire de tous les emplacements et des données article.
2. Réception avec scan + saisie du lot: Saisir le numéro de lot et la date DLU/péremption directement à la réception (au lieu de l’ajouter plus tard) afin d’assurer la traçabilité dès le premier instant.​
3. Scanner les transferts & sorties/prélèvements: Scanwiz cite les réceptions, les transferts et les sorties comme des processus clés pouvant être enregistrés « à la vitesse de l’éclair » dans l’application.
4. Numériser l’inventaire: Scanwiz décrit des workflows d’inventaire numériques incluant une vérification efficace et une comptabilisation directe.
5. Revues régulières via le reporting: Utiliser les données de mouvement pour identifier la démarque, les erreurs de saisie et les ruptures, et optimiser les processus.

Si vous le souhaitez, ce plan peut être décliné sur votre configuration d’entrepôt/cabinet lors d’un check de 30 minutes (groupes d’articles, données minimales, points de scan, rôles, cadence d’inventaire).

Pourquoi Scanwiz est un bon « moteur » de gestion des lots

Scanwiz met en avant la gestion « simple » des stocks, des lots, des variantes et des mouvements de stock et propose pour cela l’intégration de scanners code-barres, des fonctionnalités d’inventaire et du reporting. Le système est basé sur le cloud et immédiatement opérationnel, ce qui constitue un levier décisif pour les équipes sans projet IT (cabinet, PME, atelier, petite production). Pour la protection des données/la conformité, Scanwiz mentionne explicitement un hébergement en Allemagne et des standards RGPD, ce qui peut être un critère important, en particulier dans des environnements médicaux.​

Tester maintenant : Inscrivez un compte de démonstration et démarrez un pilote avec un groupe de produits critique (p. ex. médicaments, produits chimiques, consommables avec dates de péremption).

Note clients : 4,9 sur 5 étoiles, sur la base de 113 avis clients.