Gestion numérique des stocks médicaux – sans papier ni Excel.

Elle couvre la saisie, l’enregistrement et l’analyse de tous les consommables du cabinet : médicaments et vaccins, matériel stérile et usage unique, pansements, réactifs et équipements de protection. Chaque article reçoit un code-barres et un emplacement ; les articles gérés par lots reçoivent en plus un lot avec numéro et date d’expiration. Réceptions et retraits s’enregistrent par scan, si bien que stocks et mouvements restent traçables à tout moment.

Aux cabinets médicaux, centres de santé, cliniques, laboratoires et services de soins à domicile de toute taille – du cabinet individuel au groupement multisite. Utilisateurs et emplacements sont illimités dans tous les packs, si bien que toute l’équipe peut enregistrer sans que le coût augmente par personne.

Un lot distingue les livraisons d’un même article et porte son propre numéro, sa date d’expiration et son prix d’achat – typique pour les médicaments, les vaccins et le matériel stérile. Une variante distingue les déclinaisons d’un même article, par exemple les tailles de gants du S au XXL ou un calibre d’aiguille. Les deux se combinent : des gants en six tailles, chaque taille avec ses propres lots.

Tout ce qui est livré avec un numéro de lot et une date d’expiration : médicaments et vaccins, matériel stérile, matériel à usage unique à durée de conservation limitée, ainsi que réactifs et matériel de laboratoire. Pour ces articles, le lot décide quelle boîte sort en premier et qui est concerné par un rappel. Les articles sans date d’expiration – fournitures de bureau, consommables sans péremption ou petits appareils, par exemple – se gèrent simplement comme des articles standard avec une quantité minimale. Dans Scanwiz, vous définissez pour chaque article s’il est géré par lots, et un article existant peut passer en gestion par lots plus tard, sans être recréé. Pour les vaccins et le matériel stérile en particulier, cela évite de chercher, car la durée restante la plus courte figure toujours en tête de la liste des lots.

Oui. Chaque lot porte sa propre date d’expiration ; Scanwiz affiche la durée restante en jours avec une barre et un feu tricolore, et signale la marchandise qui expire via les alertes d’expiration. Ce qui expire en premier arrive en tête de la liste des lots – le lot le plus ancien sort donc d’abord, sans que personne ait à calculer.

Vous filtrez par le numéro de lot et voyez immédiatement à quels emplacements le lot se trouve, quelle quantité reste et à qui quelque chose a été remis. Le numéro de lot reste attaché à l’affectation lors de la remise à une personne, au lieu de se perdre au moment du retrait – c’est précisément ce qui compte quand un fabricant lance un rappel.

Oui. Scannez la boîte, confirmez la quantité – le lot est reconnu et débité sans que personne saisisse un numéro. Le scan fonctionne avec l’appareil photo du smartphone, une tablette ou un scanner que vous possédez déjà ; les codes-barres fabricant courants restent utilisables. Pour en savoir plus, consultez la page sur la gestion des lots.

Par l’import Excel : articles, catégories, emplacements et stocks initiaux se reprennent depuis un tableau, pour ne pas repartir de zéro. Un article existant peut aussi passer en gestion par lots plus tard. Ensuite, le stock se tient à jour tout seul grâce aux scans quotidiens.

Vous définissez une quantité minimale pour chaque article et chaque variante – pour les articles gérés par lots, tous emplacements confondus. Dès que les retraits font passer le stock en dessous, l’article arrive automatiquement sur la liste d’achat, regroupé par fournisseur et avec une quantité de commande proposée que vous pouvez ajuster avant l’envoi. Comme l’alerte nomme la taille exacte pour les variantes, un manque de gants en taille M ou d’aiguilles d’un calibre précis se remarque avant que la salle de soins n’en manque. Achats & commandes sont inclus à partir du pack Growth.

Oui, car la preuve naît pendant le travail au lieu d’être reconstituée après coup. Chaque écriture est conservée avec horodatage, utilisateur, quantité et destination – vérifiable des années plus tard. Pour chaque lot, vous voyez quand il est entré, où il se trouve et qui en a reçu quelque chose. Les huit analyses de lots, notamment sur les lots qui expirent, la consommation et la valeur du stock, s’exportent en Excel, CSV ou PDF. Chaque session d’inventaire reste également documentée avec son numéro, sa période et ses écarts. Les documents pour la démarche qualité ou une inspection sont ainsi prêts, sans fouiller dans les classeurs. Pour en savoir plus, consultez la page sur le logiciel d’inventaire.

Oui. En mode hors ligne, la saisie est locale et le transfert se fait automatiquement dès le retour de la connexion – pratique dans une réserve en sous-sol, dans des pièces mal couvertes par le réseau ou en tournée avec un service de soins à domicile. Le mode hors ligne est déjà inclus dans le pack Starter. Le scan fonctionne avec l’appareil photo du smartphone, une tablette ou un scanner que vous possédez déjà ; le scanner reconnaît seul les types de codes courants comme EAN, Code 128 et Data Matrix. Pour en savoir plus, consultez la page sur le scanner de codes-barres & QR.

Oui. Les emplacements sont illimités dans tous les packs – de l’armoire à matériel de la salle de soins à la réserve du cabinet, jusqu’au deuxième site. Tout le monde travaille sur le même stock, et un même lot peut occuper plusieurs emplacements sans que la vue d’ensemble se perde. Pour les groupements plus importants avec des responsabilités séparées, le pack Business ajoute les unités organisationnelles, les demandes de matériel et le Single Sign-On. Les transferts entre emplacements et sites s’enregistrent eux aussi par scan, si bien que vous voyez à tout moment où se trouve chaque lot.

Scanwiz est conforme au RGPD et hébergé dans des centres de données certifiés en Allemagne. Les rôles utilisateurs définissent qui peut voir et enregistrer quoi – de la même façon dans l’application web, l’application mobile et l’API REST. La séparation des clients garantit que vos données restent strictement isolées de celles des autres clients. Pour la gestion numérique des stocks médicaux, vous saisissez du matériel, des stocks et des écritures ; Scanwiz n’a besoin d’aucune donnée patient pour cela. Tous les détails figurent dans notre politique de confidentialité.

Scanwiz fonctionne dans le cloud et se configure en quelques minutes : l’application web s’ouvre dans le navigateur, l’application mobile est disponible pour iOS et Android. Vos listes existantes se reprennent par import Excel, et les codes-barres fabricant restent utilisables. Avec le pack Growth, nous configurons avec vous les catégories, les emplacements et les premiers profils lors d’un onboarding personnalisé. Guides et vidéos sont disponibles à tout moment dans l’aide & la vidéothèque.

Les packs démarrent à 45 € par mois pour un maximum de 500 articles (Starter). Pour les lots et les dates d’expiration, il vous faut Growth à 145 € par mois avec jusqu’à 2 000 articles ; le paiement annuel donne 10 % de remise. Vous pouvez essayer auparavant gratuitement et sans engagement – sans carte bancaire, résiliable à tout moment.