Lagerverwaltung Gastronomie & Hotellerie – vom Kühlhaus bis zur Etage.

Sie umfasst das Erfassen, Buchen und Auswerten aller Bestände im Betrieb: Lebensmittel und Getränke in Küche und Bar, Wäsche und Reinigungsmittel im Housekeeping, Amenities, Geschirr und Equipment. Jeder Artikel bekommt einen Barcode und einen Lagerplatz, Lebensmittel zusätzlich eine Charge mit MHD. Wareneingang, Entnahme und Umlagerung werden per Scan gebucht, sodass Bestände, Verbrauch und Bestandswert jederzeit nachvollziehbar sind – die Grundlage für Wareneinsatz und Nachbestellung.

Für Restaurants, Hotels, Cafés, Bars, Caterer, Kantinen und Hotelgruppen mit mehreren Häusern. Benutzer und Lagerplätze sind in allen Paketen unbegrenzt – gerade bei saisonalem Personal und hoher Fluktuation zählt, dass jeder ab Tag eins mitbuchen kann, ohne dass die Kosten pro Kopf steigen.

Nein, und das ist auch nicht das Ziel. Scanwiz kümmert sich um den physischen Bestand: was im Kühlhaus, an der Bar und auf den Etagen liegt, was abläuft und was nachbestellt werden muss. Rezepturkalkulation und Kasse bleiben in den Systemen, die Du dafür nutzt. Es gibt keine Installation und kein IT-Projekt; wenn später eine Anbindung nötig wird, steht im Business-Paket eine dokumentierte REST-API bereit.

Ja, und zwar unbegrenzt viele. Die Struktur reicht vom Haus über Bereiche wie Küche, Bar und Housekeeping bis zum einzelnen Lagerplatz – ein Etagenwagen lässt sich genauso führen wie ein Kühlhaus. Umlagerungen zwischen Lager und Etage werden per Scan gebucht, sodass jederzeit sichtbar bleibt, wo ein Artikel liegt und wie viel davon wo steht.

Über Chargen: Jede Lieferung führt ihr eigenes MHD, Scanwiz zeigt die Restlaufzeit in Tagen mit Ampel und meldet ablaufende Ware über Ablaufwarnungen. In der Chargenliste steht oben, was zuerst abläuft – so wird die ältere Ware zuerst verbraucht, ohne dass jemand rechnen muss. Im Fall eines Rückrufs filterst Du nach der Chargennummer und siehst sofort, wo die Ware liegt.

Ja. Im Offline-Modus werden Scans und Buchungen lokal auf dem Gerät erfasst und automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Kühlräume, Weinkeller und Lager im Untergeschoss sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Gescannt wird mit der Smartphone-Kamera – die EAN der Lieferanten kannst Du direkt weiterverwenden, ohne neu zu etikettieren. Mehr dazu auf der Seite zum Barcode-Scanner.

Über den Excel-Import: Artikel, Kategorien, Lagerplätze, Mengen und Werte lassen sich aus einer Tabelle übernehmen – häufig direkt aus der Bestellliste des Großhändlers. Lebensmittel und Getränke behalten ihren EAN, Wäsche und Etagenwagen bekommen QR-Codes. Die erste Inventur in Scanwiz dient dann gleichzeitig als Anfangsbestand.

Für jeden Artikel, jede Variante und jeden Lagerplatz – auch für jeden Etagenwagen – hinterlegst Du einen Meldebestand. Sinkt der Bestand durch Entnahmen darunter, steht der Artikel automatisch auf der Bestellliste, gruppiert nach Lieferant: Getränkegroßhandel, Frischelieferant, Wäscherei. Scanwiz schlägt die Menge vor, Du passt sie an und schickst die Bestellung raus. Weitere Artikel desselben Lieferanten nimmst Du gleich mit – eine Lieferung statt drei. Offene Bestellungen und Bestellhistorie liegen an einer Stelle. Einkauf & Bestellungen sind ab dem Growth-Paket enthalten.

Gezählt wird per App direkt am Regal – als Vollinventur, zyklische Zählung, Stichprobe oder Blindzählung. Küche, Bar und Lager zählen parallel, jeweils von mehreren Personen. Toleranzen in Prozent und Stück sorgen dafür, dass nur echte Abweichungen in die Freigabe gehen, und Pausieren ist jederzeit möglich, wenn der Service ruft. Am Ende steht der Bestandswert zum Stichtag als Excel, CSV oder PDF bereit, und jede Inventur bleibt mit Nummer, Zeitraum und Abweichungen erhalten. Mehr dazu auf der Seite zur Inventursoftware.

Scanwiz liefert die Zahlen, die Du dafür brauchst: den Bestandswert zum Stichtag aus der Inventur, den Einkaufspreis je Lieferung aus der Charge und Auswertungen zu Verbrauch und Bewegungen – gefiltert nach Kategorie oder Bereich wie Küche, Bar oder Housekeeping. Preissteigerungen beim Lieferanten werden so sichtbar, bevor sie die Marge auffressen. Die eigentliche Wareneinsatzquote berechnest Du zusammen mit den Umsätzen aus Deiner Kasse oder Buchhaltung; Scanwiz ersetzt diese Systeme nicht, sondern sorgt dafür, dass der Bestand darin stimmt.

Ja. Jede Lieferung wird als eigene Charge mit Nummer, MHD, Lieferant und Einkaufspreis geführt, und jede Buchung bleibt mit Zeitpunkt, Benutzer und Menge in der Historie erhalten – auch Jahre später noch prüfbar. Kommt ein Rückruf vom Hersteller oder Großhändler, filterst Du nach der Chargennummer und siehst in Sekunden, auf welchen Lagerplätzen die Ware liegt und wie viel noch da ist. Deine Eigenkontrollen und Dokumentationspflichten bleiben in Deiner Verantwortung, die Bestandsdaten dafür liegen aber sauber bereit. Die Chargenverwaltung ist ab dem Growth-Paket enthalten; mehr dazu auf der Seite zur Chargenverwaltung.

Ja. Neben Verbrauchsartikeln mit Menge lassen sich Küchengeräte, Maschinen, Tablets oder Uniformen als einzelne Objekte führen und per Scan einer Person, einem Bereich oder einem Haus zuweisen – und bei der Rückgabe genauso wieder einbuchen. Im Artikelprofil siehst Du jederzeit, wer was seit wann hat, samt kompletter Historie. Gerade bei Saisonkräften endet so die Frage, wo die zweite Kochjacke oder das Bar-Tablet geblieben ist. Die Zuweisungsfunktion ist bereits im Starter-Paket enthalten. Mehr dazu auf der Seite zur Betriebsmittelverwaltung.

Scanwiz ist DSGVO-konform und wird in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet. Benutzerrollen legen fest, wer was sehen und buchen darf – etwa, dass die Aushilfe an der Bar entnehmen, aber keine Bestände korrigieren kann. Das gilt einheitlich in Web-App, Mobile-App und REST-API, und die Mandantentrennung hält Deine Daten strikt getrennt von denen anderer Kunden. Details findest Du in unserer Datenschutzerklärung.

Scanwiz ist cloudbasiert und in wenigen Minuten eingerichtet: Die Web-App läuft im Browser, die Mobile-App gibt es für iOS und Android. Deine Artikel übernimmst Du per Excel-Import, oft direkt aus der Bestellliste des Großhändlers, und der EAN vom Lieferanten bleibt in Gebrauch. Weil gebucht wird, indem man scannt, finden sich auch Saisonkräfte ohne lange Einweisung zurecht. Im Growth-Paket richten wir beim persönlichen Onboarding Kategorien, Lagerorte und die ersten Profile gemeinsam mit Dir ein. Anleitungen und Videos findest Du in der Hilfe & Videothek.

Der Einstieg beginnt bei 45 € pro Monat für bis zu 500 Artikel (Starter). Für Chargen mit MHD brauchst Du Growth für 145 € pro Monat mit bis zu 2.000 Artikeln inklusive Reporting; bei jährlicher Zahlung gibt es 10 % Rabatt. Benutzer und Lagerplätze sind in jedem Paket unbegrenzt – ein Preis für das ganze Team, egal wie viele Aushilfen in der Saison dazukommen. Testen kannst Du vorher kostenfrei und unverbindlich, ohne Kreditkarte.