Branche · Hotellerie & Gastronomie
Lagerverwaltung für Gastronomie und Hotellerie – vom Kühlhaus bis zur Etage.
Lebensmittel, Getränke, Wäsche und Reinigungsmittel per Scan buchen – in Küche, Bar und Housekeeping. Mit MHD im Blick, Meldebestand je Lager und einer Inventur, die keine halbe Nacht mehr dauert.
F&B · Housekeeping · MHD · Meldebestand · Inventur
Kurz erklärt
Lagerverwaltung in der Gastronomie heißt: jeder Artikel hat einen Barcode, einen Lagerplatz und einen aktuellen Bestand – Lebensmittel und Getränke zusätzlich eine Charge mit MHD. Mit Scanwiz bucht Dein Team Wareneingang, Entnahme und Umlagerung per Scan im Kühlhaus, an der Bar oder am Etagenwagen. Der Bestand entsteht beim Arbeiten, statt nach Schichtende in einer Tabelle nachgepflegt zu werden – und die Monatsinventur wird zum Durchgang mit dem Handy statt zur Nachtschicht.
Der Unterschied
Schluss mit der Inventur, die die halbe Nacht dauert.
Weniger Zählen, Suchen und Nachbestellen auf Zuruf: Dieselben Vorgänge, die heute nach Schichtende Zeit kosten, laufen mit einer digitalen Lagerverwaltung nebenbei – in Küche, Bar und Housekeeping, dokumentiert und nachvollziehbar.
Monatsinventur heißt: Küche, Bar und Lager mit Zettel zählen – bis tief in die Nacht.
Gezählt wird per App im Kühlhaus und an der Bar, mehrere Personen parallel – der Bericht steht am Morgen.
Das MHD fällt erst beim Öffnen auf – dann liegt die Ware schon im Abfall.
Chargen mit Verfallsdatum und Restlaufzeit in Tagen: Was zuerst abläuft, wird zuerst verbraucht.
Housekeeping ruft an: keine Handtücher mehr auf Etage 3, und der Großhandel kommt erst Donnerstag.
Meldebestand je Etagenwagen und Lager – die Bestellliste füllt sich nach Lieferant, bevor etwas fehlt.
Jeder Wechsel im Team beginnt mit einer Einweisung in die Excel-Liste.
Scannen kann jeder ab Tag eins – unbegrenzt viele Benutzer, ohne Aufpreis pro Kopf.
Im Alltag
Lagerverwaltung Gastronomie: so sieht sie mit Scanwiz aus.
Sechs Ausschnitte aus der echten Anwendung – vom Bestand über Küche, Bar und Etage bis zu MHD, Nachschub und Monatsinventur.
Bestand & Lagerplätze
Was liegt im Kühlhaus, was an der Bar, was auf Etage 3?
Jede Zeile zeigt den Artikel mit Lagerplatz, Menge und Wert. Klappst Du sie auf, siehst Du die Verteilung über Kühlhaus, Trockenlager, Bar und Etagenwagen. Küchenchef, Hausdame und Einkauf schauen auf denselben Bestand – statt jeder auf die eigene Liste.
- Kühlhaus, Trockenlager, Weinkeller, Bar und Etagenwagen als Lagerplätze
- Filter nach Kategorie und Bereich, MHD-Warnungen als eigener Schalter
- Bestandswert zum Stichtag – die Basis für den Wareneinsatz
Struktur im Haus
Haus, Bereich, Lagerplatz, Artikel – so wie im Betrieb gesprochen wird
Küche, Bar, Housekeeping, Spa: Scanwiz bildet Deine Bereiche ab, statt Dir eine fremde Struktur aufzuzwingen. Der Etagenwagen bekommt einen QR-Code, der Artikel behält den EAN vom Lieferanten. Wer neu im Team ist, findet den Platz durch Scannen – ohne Einweisung in die Excel-Liste.
- Mehrere Häuser, Outlets und Bereiche in einer Struktur
- Bereiche frei benennbar – Küche, Bar, Frühstück, Etage 1 bis 4
- Umlagerung vom Lager auf den Etagenwagen per Scan, nicht per Zuruf
In Küche und Etage
Gebucht wird dort, wo entnommen wird
App öffnen, Modus wählen, scannen: Info zeigt Bestand und Platz, Entnahme bucht aus, Transfer lagert um. Ohne Verbindung wird lokal erfasst und später übertragen – Kühlräume und Kellerlager ohne Empfang sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Und wer im Service gerade zwei Minuten hat, braucht keine Schulung dafür.
Meldebestand & Nachschub
Was ausgeht, steht auf der Bestellliste – nach Lieferant sortiert
Jede Entnahme senkt den Bestand – und sobald ein Artikel unter sein Minimum fällt, steht er auf der Bestellliste, gruppiert nach Lieferant: Getränkegroßhandel, Frischelieferant, Wäscherei. Die Menge schlägt Scanwiz vor, Du passt sie an und schickst sie raus. Kein Zettel am Kühlhaus, kein „das hätte jemand melden müssen“.
- Meldebestand je Artikel, je Variante und je Lagerplatz – auch je Etagenwagen
- Weitere Artikel desselben Lieferanten mit auf die Bestellung – eine Lieferung statt drei
- Offene Bestellungen und Bestellhistorie an einer Stelle
MHD, Chargen & Varianten
Was zuerst abläuft, wird zuerst verbraucht
Jede Lieferung führt eine eigene Charge mit Nummer, MHD, Lieferant und Einkaufspreis. Die Restlaufzeit in Tagen steht sichtbar daneben, Ablaufwarnungen melden sich rechtzeitig – und im Fall eines Rückrufs filterst Du nach der Charge und weißt in Sekunden, wo sie liegt. Bettwäsche in 135×200 und 155×220 oder Uniformen in S bis XXL laufen als Varianten unter einem Artikel.
- Restlaufzeit in Tagen, Ampel und Ablaufwarnungen je Charge
- Einkaufspreis je Lieferung – Preissteigerungen beim Lieferanten werden sichtbar
- Rückverfolgung nach Charge – für Rückruf und Lebensmittelsicherheit
Inventur
Monatsinventur ohne Nachtschicht
Gezählt wird per App direkt am Regal – Küche, Bar und Lager parallel von mehreren Personen. Toleranzen in Prozent und Stück filtern das Rauschen, nur echte Abweichungen gehen in die Freigabe. Am Ende steht der Bestandswert zum Stichtag als Excel, CSV oder PDF – die Basis für den Wareneinsatz, ohne Zählzettel abzutippen.
- Vollinventur, zyklische Zählung, Stichprobe und Blindzählung
- Chargen und Varianten werden auf ihrer Ebene mitgezählt
- Jede Inventur bleibt mit Nummer, Zeitraum und Abweichungen erhalten
Eine Plattform
Web-App, Mobile-App und Handscanner – ein Bestand.
Ob am Rechner im Büro, am Smartphone in der Küche oder mit dem Handscanner am Wareneingang: Alle arbeiten auf demselben Bestand. Cloudbasiert, in Minuten eingerichtet – vom einzelnen Restaurant bis zur Hotelgruppe mit mehreren Häusern.
Loslegen
In drei Schritten zur Lagerverwaltung, die im Betrieb funktioniert.
Kostenfrei und unverbindlich testen – ohne Wenn und Aber. Registriere Dich in der Web-App oder lade Dir direkt die Mobile-App herunter.
Importieren & strukturieren
Artikel, Kategorien, Lagerplätze, Mengen und Werte per Excel-Import übernehmen – oft direkt aus der Lieferantenliste. Etagenwagen und Regale bekommen einen QR-Code, der EAN vom Lieferanten bleibt in Gebrauch.
Per Scan buchen
Wareneingang, Umlagerung und Entnahme laufen ab jetzt über den Scan – nebenbei, während gearbeitet wird. MHD und Charge wandern automatisch mit, Tippfehler fallen weg.
Auswerten & nachbestellen
Meldebestände melden sich selbst, Ablaufwarnungen ebenso. Reports zu Beständen und Bewegungen lassen sich als Excel, CSV oder PDF exportieren – die erste Inventur in Scanwiz dient gleichzeitig als Anfangsbestand.
Kundenstimmen
Was Kunden über die Lagerverwaltung mit Scanwiz sagen.
4,9 von 5 Sternen aus über 120 verifizierten Kundenbewertungen.
„Scanwiz erleichtert uns die Verwaltung von Verbrauchsmaterial und PSA spürbar. Mit dem Barcode-Scanning erfassen wir Waren ein- und Ausgänge in Sekunden und behalten jederzeit den Überblick über Bestände und Lagerorte. Besonders hilfreich ist die einfache Inventur, die im laufenden Betrieb funktioniert, ohne dass alles stillsteht. Das System läuft stabil und zuverlässig – und wir sparen jeden Monat merklich Zeit bei Dokumentation und Nachbestellung. Klare Empfehlung für Handwerksbetriebe und Industrie, die ihr Materiallager im Griff haben wollen.“
Stefan KapseLaumann Zimmerei- und Bedachung
„Wir haben die Materialverwaltung in unserer Instandhaltung spürbar professionalisiert und deutlich transparenter gemacht. Besonders die saubere Abbildung von Varianten (z. B. Größen, Ausführungen und Normen bei PSA sowie Maße bei C‑Teilen) reduziert Verwechslungen und sorgt für verlässliche Nachvollziehbarkeit im Alltag. Durch laufende Bestandsdokumentation haben wir Suchzeiten verkürzt und Materialflüsse besser planbar gemacht. Auch der Support reagiert schnell und pragmatisch – insgesamt eine echte Entlastung für das gesamte Team.“
Moritz WinterbachWinterbach Engineering
„Seit der Einführung von Scanwiz haben wir die Materialverwaltung im Betrieb deutlich besser im Griff: Bestände sind jederzeit nachvollziehbar, Entnahmen und Wareneingänge werden sauber dokumentiert, und die Auswertungen unterstützen uns bei der Nachschub- und Einsatzplanung. Im Alltag spart das spürbar Zeit, reduziert Rückfragen zwischen Lager, Baustelle und Werkstatt und macht Abläufe für das ganze Team verlässlicher.“
Sedat BernaEggersmann Bau
Preise
Unkompliziert. Transparent. Preiswert.
Die Preise richten sich nach der Anzahl verwalteter Artikel und dem gewünschten Funktionsumfang – Benutzer und Lagerplätze sind in jedem Paket unbegrenzt, auch bei hoher Fluktuation. Chargen mit MHD und Reporting sind ab dem Growth-Paket enthalten. Mehrere Häuser oder ein individuelles Paket? Sprich uns an.
Starter
€ 45/ Monat
10 % Rabatt bei jährlicher Zahlung
Für bis zu 500 Artikel
- Unlimitiert viele Benutzer
- Unlimitiert viele Lagerplätze
- Varianten verwalten
- Inventurfunktion
- Offline Modus
Risikofrei testen. Unverbindlich.
Growth
€ 145/ Monat
10 % Rabatt bei jährlicher Zahlung
Für bis zu 2.000 Artikel
- Alles aus dem Starter-Paket
- Chargen verwalten
- Inventurfunktion+
- Reportingfunktion
- Scanwiz Support+
Risikofrei testen. Unverbindlich.
Business
Auf Anfrage
Sprich uns an
Bedarfsgerecht skalierbar
- Scanwiz Vollversion
- Bestellungen verwalten
- Single Sign On
- Zugriff auf REST-API
- Persönlicher Support
Risikofrei testen. Unverbindlich.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet.
Was bedeutet Lagerverwaltung in der Gastronomie?
Sie umfasst das Erfassen, Buchen und Auswerten aller Bestände im Betrieb: Lebensmittel und Getränke in Küche und Bar, Wäsche und Reinigungsmittel im Housekeeping, Amenities, Geschirr und Equipment. Jeder Artikel bekommt einen Barcode und einen Lagerplatz, Lebensmittel zusätzlich eine Charge mit MHD. Wareneingang, Entnahme und Umlagerung werden per Scan gebucht, sodass Bestände, Verbrauch und Bestandswert jederzeit nachvollziehbar sind – die Grundlage für Wareneinsatz und Nachbestellung.
Für welche Betriebe eignet sich Scanwiz?
Für Restaurants, Hotels, Cafés, Bars, Caterer, Kantinen und Hotelgruppen mit mehreren Häusern. Benutzer und Lagerplätze sind in allen Paketen unbegrenzt – gerade bei saisonalem Personal und hoher Fluktuation zählt, dass jeder ab Tag eins mitbuchen kann, ohne dass die Kosten pro Kopf steigen.
Ersetzt Scanwiz meine Kassen- oder Warenwirtschaftssoftware?
Nein, und das ist auch nicht das Ziel. Scanwiz kümmert sich um den physischen Bestand: was im Kühlhaus, an der Bar und auf den Etagen liegt, was abläuft und was nachbestellt werden muss. Rezepturkalkulation und Kasse bleiben in den Systemen, die Du dafür nutzt. Es gibt keine Installation und kein IT-Projekt; wenn später eine Anbindung nötig wird, steht im Business-Paket eine dokumentierte REST-API bereit.
Kann ich mehrere Häuser, Küchen und Bars abbilden?
Ja, und zwar unbegrenzt viele. Die Struktur reicht vom Haus über Bereiche wie Küche, Bar und Housekeeping bis zum einzelnen Lagerplatz – ein Etagenwagen lässt sich genauso führen wie ein Kühlhaus. Umlagerungen zwischen Lager und Etage werden per Scan gebucht, sodass jederzeit sichtbar bleibt, wo ein Artikel liegt und wie viel davon wo steht.
Wie behalte ich Mindesthaltbarkeitsdaten im Blick?
Über Chargen: Jede Lieferung führt ihr eigenes MHD, Scanwiz zeigt die Restlaufzeit in Tagen mit Ampel und meldet ablaufende Ware über Ablaufwarnungen. In der Chargenliste steht oben, was zuerst abläuft – so wird die ältere Ware zuerst verbraucht, ohne dass jemand rechnen muss. Im Fall eines Rückrufs filterst Du nach der Chargennummer und siehst sofort, wo die Ware liegt.
Funktioniert Scanwiz im Kühlhaus und Keller ohne Empfang?
Ja. Im Offline-Modus werden Scans und Buchungen lokal auf dem Gerät erfasst und automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Kühlräume, Weinkeller und Lager im Untergeschoss sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Gescannt wird mit der Smartphone-Kamera – die EAN der Lieferanten kannst Du direkt weiterverwenden, ohne neu zu etikettieren. Mehr dazu auf der Seite zum Barcode-Scanner.
Wie bekomme ich meinen bestehenden Bestand ins System?
Über den Excel-Import: Artikel, Kategorien, Lagerplätze, Mengen und Werte lassen sich aus einer Tabelle übernehmen – häufig direkt aus der Bestellliste des Großhändlers. Lebensmittel und Getränke behalten ihren EAN, Wäsche und Etagenwagen bekommen QR-Codes. Die erste Inventur in Scanwiz dient dann gleichzeitig als Anfangsbestand.
Was kostet die Lagerverwaltung für ein Restaurant oder Hotel?
Der Einstieg beginnt bei 45 € pro Monat für bis zu 500 Artikel (Starter). Für Chargen mit MHD brauchst Du Growth für 145 € pro Monat mit bis zu 2.000 Artikeln inklusive Reporting; bei jährlicher Zahlung gibt es 10 % Rabatt. Benutzer und Lagerplätze sind in jedem Paket unbegrenzt – ein Preis für das ganze Team, egal wie viele Aushilfen in der Saison dazukommen. Testen kannst Du vorher kostenfrei und unverbindlich, ohne Kreditkarte.
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