Lagerverwaltung in der Arztpraxis – ohne Zettel und Excel.

Sie umfasst das Erfassen, Buchen und Auswerten des gesamten Praxisbedarfs: Medikamente und Impfstoffe, Sterilgut und Einmalmaterial, Verbandmaterial, Reagenzien und Schutzausrüstung. Jeder Artikel bekommt einen Barcode und einen Lagerplatz, chargenpflichtige Artikel zusätzlich eine Charge mit Nummer und Verfallsdatum. Wareneingänge und Entnahmen werden per Scan gebucht, sodass Bestände und Bewegungen jederzeit nachvollziehbar sind.

Für Arztpraxen, MVZ, Kliniken, Labore und ambulante Pflegedienste jeder Größe – von der Einzelpraxis bis zum Verbund mit mehreren Standorten. Benutzer und Lagerplätze sind in allen Paketen unbegrenzt, sodass das ganze Team mitbuchen kann, ohne dass die Kosten pro Kopf steigen.

Eine Charge ist eine konkrete Lieferung desselben Artikels mit eigener Nummer, eigenem Verfallsdatum und eigenem Einkaufspreis – typisch für Medikamente, Impfstoffe und Sterilgut. Eine Variante ist eine Ausführung desselben Artikels, etwa Handschuhgröße S bis XXL oder eine Kanülenstärke. Beides lässt sich kombinieren: Handschuhe in sechs Größen, jede Größe mit eigenen Chargen.

Alles, was mit Chargennummer und Verfallsdatum geliefert wird: Medikamente und Impfstoffe, Sterilgut, Einmalmaterial mit begrenzter Haltbarkeit sowie Reagenzien und Labormaterial. Bei diesen Artikeln entscheidet die Charge darüber, welche Packung zuerst ausgegeben wird und wen ein Rückruf betrifft. Artikel ohne Verfallsdatum – etwa Büromaterial, Praxisbedarf ohne Haltbarkeit oder Kleingeräte – führst Du einfach als normalen Artikel mit Mindestmenge. In Scanwiz legst Du je Artikel fest, ob er chargenpflichtig ist, und kannst bestehende Artikel auch später noch auf Chargen umstellen, ohne sie neu anzulegen. Gerade bei Impfstoffen und Sterilgut spart das Sucherei, weil die kürzeste Restlaufzeit in der Chargenliste immer oben steht.

Ja. Jede Charge führt ihr eigenes Verfallsdatum, Scanwiz zeigt die Restlaufzeit in Tagen mit Ampel-Kennzeichnung und meldet ablaufende Ware über MHD-Alarme. In der Chargenliste steht oben, was zuerst abläuft – so wird die ältere Charge zuerst ausgegeben, ohne dass jemand rechnen muss.

Du filterst nach der Chargennummer und siehst sofort, auf welchen Lagerplätzen die Charge liegt, wie viel noch da ist und an wen davon etwas ausgegeben wurde. Die Chargennummer bleibt bei der Ausgabe an eine Person erhalten, statt beim Ausbuchen verloren zu gehen – genau darauf kommt es an, wenn ein Hersteller zurückruft.

Ja. Packung scannen, Menge bestätigen – die Charge wird automatisch erkannt und ausgebucht, ohne dass jemand eine Nummer abtippt. Gescannt wird mit der Smartphone-Kamera, einem Tablet oder einem vorhandenen Handscanner; gängige Herstellerbarcodes kannst Du weiterverwenden. Mehr dazu auf der Seite zur Chargenverwaltung.

Über den Excel-Import: Artikel, Kategorien, Lagerplätze und Anfangsbestände lassen sich aus einer Tabelle übernehmen, sodass Du nicht bei null anfängst. Bestehende Artikel lassen sich auch nachträglich auf Chargen umstellen. Danach pflegt sich der Bestand über die täglichen Scans selbst.

Für jeden Artikel und jede Variante hinterlegst Du eine Mindestmenge – bei Chargenartikeln über alle Lagerplätze hinweg. Sinkt der Bestand durch Entnahmen darunter, steht der Artikel automatisch auf der Bestellliste, gruppiert nach Lieferant und mit einer vorgeschlagenen Bestellmenge, die Du vor dem Absenden anpassen kannst. Weil die Meldung bei Varianten die konkrete Größe nennt, fällt ein Engpass bei Handschuhen in M oder bei Kanülen einer bestimmten Stärke auf, bevor das Behandlungszimmer ohne dasteht. Einkauf & Bestellungen sind ab dem Growth-Paket enthalten.

Ja, weil der Nachweis beim Arbeiten entsteht und nicht hinterher zusammengesucht werden muss. Jede Buchung bleibt mit Zeitpunkt, Benutzer, Menge und Ziel erhalten – auch Jahre später noch prüfbar. Zu jeder Charge siehst Du, wann sie eingebucht wurde, wo sie liegt und wer davon etwas erhalten hat. Die acht Chargen-Auswertungen, etwa zu ablaufenden Chargen, Verbrauch und Bestandswert, exportierst Du als Excel, CSV oder PDF. Auch jede Inventursitzung bleibt mit Nummer, Zeitraum und Abweichungen dokumentiert. So liegen die Unterlagen für das Qualitätsmanagement oder eine Begehung bereit, ohne dass jemand Ordner wälzen muss. Mehr dazu auf der Seite zur Inventursoftware.

Ja. Im Offline-Modus wird lokal erfasst und automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht – praktisch im Kellerlager, in Räumen mit schlechtem Empfang oder unterwegs beim ambulanten Pflegedienst. Der Offline-Modus ist bereits im Starter-Paket enthalten. Gescannt wird mit der Smartphone-Kamera, einem Tablet oder einem vorhandenen Handscanner; der Scanner erkennt gängige Codetypen wie EAN, Code 128 und Data Matrix selbst. Mehr dazu auf der Seite zum Barcode- & QR-Scanner.

Ja. Lagerplätze sind in allen Paketen unbegrenzt – vom Materialschrank im Behandlungszimmer über das Praxislager bis zum zweiten Standort. Alle arbeiten auf demselben Bestand, und eine Charge kann auf mehreren Lagerplätzen liegen, ohne dass der Überblick verloren geht. Für größere Praxisverbünde mit getrennten Verantwortlichkeiten enthält das Business-Paket zusätzlich Organisationseinheiten, Materialanforderungen und Single Sign-On. Umlagerungen zwischen Lagerplätzen und Standorten buchst Du ebenfalls per Scan, sodass jederzeit sichtbar ist, wo welche Charge gerade liegt.

Scanwiz ist DSGVO-konform und wird in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet. Benutzerrollen legen fest, wer was sehen und buchen darf – einheitlich in Web-App, Mobile-App und REST-API. Die Mandantentrennung hält Deine Daten strikt getrennt von denen anderer Kunden. Für die Lagerverwaltung in der Arztpraxis erfasst Du Material, Bestände und Buchungen; Patientendaten braucht Scanwiz dafür nicht. Details findest Du in unserer Datenschutzerklärung.

Scanwiz ist cloudbasiert und in wenigen Minuten eingerichtet: Die Web-App läuft im Browser, die Mobile-App gibt es für iOS und Android. Bestehende Listen übernimmst Du per Excel-Import, vorhandene Herstellerbarcodes kannst Du weiterverwenden. Im Growth-Paket richten wir beim persönlichen Onboarding Kategorien, Lagerorte und die ersten Profile gemeinsam mit Dir ein. Anleitungen und Videos findest Du jederzeit in der Hilfe & Videothek.

Der Einstieg beginnt bei 45 € pro Monat für bis zu 500 Artikel (Starter). Für Chargen und Verfallsdaten brauchst Du Growth für 145 € pro Monat mit bis zu 2.000 Artikeln; bei jährlicher Zahlung gibt es 10 % Rabatt. Testen kannst Du vorher kostenfrei und unverbindlich – ohne Kreditkarte, jederzeit kündbar.