Vergleich · Scanwiz oder Excel-Liste
Scanwiz vs. Excel: Der Bestand entsteht beim Arbeiten, nicht beim Nachtragen.
Excel ist ein starkes Werkzeug zum Rechnen, und fast jede Lagerliste beginnt dort. Sobald mehrere Leute Material entnehmen, Werkzeug zwischen Baustellen wandert und Prüftermine dazukommen, stimmt die Liste nur noch so gut, wie jemand nachträgt. Hier steht, wo die Grenze liegt – mit Quellen von Microsoft und aus der Forschung.
Datenstand: 6. Oktober 2026 · Quellen & Methodik · Alle Vergleiche
Auf einen Blick
Sechs Stellen, an denen die Liste an ihre Grenzen kommt.
Beide halten Artikel, Mengen und Lagerorte fest. Der Unterschied liegt darin, wie die Zahlen hineinkommen – und wer merkt, wenn sie nicht mehr stimmen.
Wie der Bestand entsteht
Jede Entnahme und jeder Wareneingang ist ein Scan. Der Bestand aktualisiert sich dabei von selbst.
Jemand trägt nach – abends, am Freitag oder wenn es auffällt. Bis dahin stimmt die Zahl nicht.
Wer gerade was hat
Werkzeug wird Personen, Fahrzeugen oder Baustellen zugewiesen, auf Wunsch mit digitaler Unterschrift als Beleg.
Eine Spalte „ausgegeben an“. Ob sie stimmt, hängt davon ab, ob auch die Rückgabe eingetragen wurde.
Wann nachbestellt wird
Meldebestand je Artikel und Lager. Was darunter fällt, landet auf der Bestellliste.
Eine Formel oder eine rote Zelle kann warnen – aber nur, wenn jemand die Datei öffnet und die Menge vorher stimmt.
Wann geprüft werden muss
Prüf- und Wartungsintervalle am Gerät, mit Erinnerung und dokumentiertem Ergebnis.
Eine Datumsspalte. Erinnern kann die Tabelle nur mit Zusatzwerkzeugen wie Power Automate.[1]
Wer gleichzeitig arbeitet
Was sich später belegen lässt
Jede Buchung mit Zeitpunkt, Benutzer, Menge und Ziel – auch nach Jahren noch prüfbar.
„Änderungen anzeigen“ reicht laut Microsoft bis zu 60 Tage zurück.[3] Älteres steckt, wenn überhaupt, in Dateiversionen.
Kostenrechner
Was kostet Dich die Liste wirklich?
Excel ist meistens schon bezahlt. Teuer wird die Zeit drumherum: nachtragen, Zettel abtippen, suchen, nachzählen. Stell Deine eigenen Werte ein – wir rechnen keine pauschale Ersparnis ein, sondern zeigen, ab wann sich Scanwiz trägt.
Alles, was heute eine Zeile in der Liste hat – Material, Werkzeug, PSA.
Alle, die Material entnehmen, Werkzeug ausgeben oder nachtragen.
Fürs ganze Team geschätzt: nachtragen, Zettel abtippen, suchen, nachzählen, nachfragen.
Was eine Arbeitsstunde Deinen Betrieb kostet, mit Nebenkosten.
Scanwiz
Starter
–Im ersten Jahr
Excel-Liste
Bestand von Hand gepflegt
–Im ersten Jahr
Scanwiz: Listenpreise laut Preisübersicht, 10 % Rabatt bei jährlicher Zahlung nicht eingerechnet. Excel: Microsoft 365 Business Basic für 6,07 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt.[1]. Stunden und Stundensatz sind Deine Schätzung; welche Zeit Scanwiz Dir abnimmt, setzen wir bewusst nicht an. Stand 6. Oktober 2026.
Am Regal
Die Liste weiß nur, was jemand eingetippt hat.
Eine Excel-Datei ist geduldig: Sie nimmt jede Zahl an, auch die falsche, und sie meldet sich nicht, wenn eine Entnahme fehlt. Am Regal sucht niemand gern auf dem Handy die richtige Zeile in einer Tabelle mit 400 Artikeln – also wird es später erledigt. Oder gar nicht.
Scanwiz verlegt die Buchung dorthin, wo sie passiert: Herstellerbarcode oder QR-Etikett scannen, Menge bestätigen, fertig. Wer neu im Team ist, findet Artikel und Lagerplatz per Scan, ohne Einweisung in die Liste.
- Jedes Smartphone oder Tablet, dazu USB- und Bluetooth-Scanner
- Offline buchen, automatisch übertragen, sobald wieder Empfang da ist
- Benutzerrollen und Rechte, gleich in Web-App und Mobile-App
Funktionsvergleich
Neunzehn Kriterien im Detail.
Fair verglichen: Mit Formeln, Makros und Zusatzwerkzeugen lässt sich in Excel vieles nachbauen. Als „mit Einschränkung“ markiert ist, was möglich ist, aber selbst gebaut, gepflegt und von Hand gefüttert werden muss.
| Kriterium | Scanwiz | Excel-Liste |
|---|---|---|
| Erfassung & Bestand | ||
| Buchen am Regal | Scan mit Handy-Kamera, Herstellerbarcode oder QR-Etikett | Zeile suchen, Menge tippen; ein Barcode-Scanner tippt nur in die aktive Zelle |
| Aktueller Bestand | Entsteht mit jeder Buchung | So aktuell wie die letzte Eingabe |
| Meldebestand & Nachbestellung | Meldebestand je Artikel und Lager, Bestellliste | Per Formel oder bedingter Formatierung – sichtbar nur, wenn jemand die Datei öffnet |
| Chargen & Verfallsdaten | Ab Growth: Bestand je Charge, Restlaufzeit, MHD-Alarme | Als eigene Spalten möglich; Restmengen je Charge von Hand rechnen |
| Lagerorte & Umlagerung | Lagerorte mit QR-Code, Umlagern per Scan | Spalte „Lagerort“; Umlagern heißt Zeilen ändern |
| Werkzeug & Prüfung | ||
| Wer hat was | Zuweisung an Person, Fahrzeug, Baustelle – mit Rückgabe | Spalte „ausgegeben an“, von Hand gepflegt |
| Übergabe mit Unterschrift | Digitale Unterschrift, PDF-Beleg am Profil | Nicht vorgesehen – Papierbeleg separat |
| Wartung & Prüffristen | Intervalle nach Kalender oder Betriebsstunden, Erinnerung, Nachweis | Datumsspalte; Erinnerung nur mit Zusatzwerkzeug wie Power Automate[1] |
| Inventur | Per Scan, auch blind und offline; mehrere zählen parallel | Zählliste drucken, zählen, abtippen, Differenzen suchen |
| Materialanforderung durchs Team | Katalog, Reservierung, Abholung mit Unterschrift Business | Nicht vorgesehen – läuft über Zuruf, Mail oder Zettel |
| Team & Zugriff | ||
| Mehrere gleichzeitig | Unbegrenzte Benutzer in jedem Paket | Nur mit Datei in OneDrive oder SharePoint und modernem Dateiformat[2] |
| Rollen & Rechte | Benutzerrollen, gleich in Web-App, Mobile-App, API und KI-Zugriff | Freigabe je Datei, dazu Blatt- und Zellschutz |
| Am Handy | App für iOS und Android, zum Scannen gebaut | Excel-App für Web und Mobilgeräte[1] – eine Tabelle auf dem kleinen Bildschirm |
| Offline arbeiten | Offline erfasst, automatisch übertragen, sobald Verbindung besteht | Desktop-Excel offline mit lokaler Datei; gemeinsames Bearbeiten braucht OneDrive oder SharePoint[2] |
| Nachweis & Daten | ||
| Historie | Jede Buchung mit Zeitpunkt, Benutzer, Menge und Ziel – dauerhaft | „Änderungen anzeigen“ bis zu 60 Tage zurück[3] |
| Eingabefehler abfangen | Artikel und Lagerort kommen per Scan vom Code | Datenüberprüfung und Dropdowns möglich; getippt wird trotzdem[4] |
| Auswertungen & Export | Reports als Excel, CSV oder PDF | Pivot-Tabellen und Diagramme – Excels Stärke |
| Start & Kosten | ||
| Preis | 45 € / 145 € pro Monat, Benutzer unbegrenzt | Meist schon vorhanden; Microsoft 365 Business Basic 6,07 € pro Person und Monat[1] |
| Einrichtung | Excel-Import, 14 Tage testen ohne Kreditkarte | Spalten, Formeln, Dropdowns und Schutz selbst bauen – und pflegen |
GleichaufDaten als Excel-Datei mitnehmen · Auswertungen und Export · keine Pflicht-Hardware · die Daten gehören Dir
„Seit der Einführung von Scanwiz haben wir die Materialverwaltung im Betrieb deutlich besser im Griff: Bestände sind jederzeit nachvollziehbar, Entnahmen und Wareneingänge werden sauber dokumentiert.“
Ein Tag im Lager
Fünf Handgriffe, zwei Arbeitsweisen.
Was an jeder Stelle passiert – und wer danach noch etwas nachtragen muss.
- 01
Entnahme
Schrauben, Dübel, PSA aus dem Regal.
Scanwiz
Artikel scannen, Menge bestätigen. Der Bestand ist sofort aktuell – auch ohne Empfang.
SmartphoneExcel-Liste
Merken oder auf einen Zettel schreiben. Später die Zeile suchen und die Menge abziehen.
ZettelPC - 02
Werkzeug ausgeben
Der Bohrhammer geht auf die Baustelle.
Scanwiz
Gerät scannen, Person oder Baustelle wählen, unterschreiben lassen. Der Beleg liegt am Profil.
SmartphoneUnterschriftExcel-Liste
Name in die Spalte „ausgegeben an“ eintragen – sofern gerade jemand am Rechner sitzt.
PC - 03
Nachbestellen
Der Karton wird leer.
Scanwiz
Fällt der Bestand unter den Meldebestand, steht der Artikel auf der Bestellliste.
automatischExcel-Liste
Jemand sieht das leere Fach oder die rote Zelle – wenn die Menge vorher richtig eingetragen war.
Durchsicht - 04
Prüftermin
Die Leiter ist zur Prüfung fällig.
Scanwiz
Das Intervall hängt am Gerät, die Erinnerung kommt rechtzeitig, das Ergebnis wird am Gerät dokumentiert.
ErinnerungExcel-Liste
Datumsspalte sortieren – und darauf hoffen, dass regelmäßig jemand hineinschaut.
Kalender von Hand - 05
Inventur
Einmal im Jahr – oder öfter.
Scanwiz
Am Regal per Scan zählen, mehrere parallel, Abweichungen mit Toleranz prüfen. Den Bestandswert gibt es als Excel, CSV oder PDF.
SmartphoneExcel-Liste
Zählliste drucken, zählen, abtippen und Differenzen suchen.
DruckerZähllistePC
ScanwizNiemand extra. Er entsteht bei jedem Scan, und alle sehen denselben Stand.
Excel-ListeMeist eine Person, die nachträgt und die Datei versteht – und die fehlt, wenn sie im Urlaub ist.
Tippfehler sind normal. Eine Liste fängt sie nicht ab.
In Laborstudien des Tabellenforschers Raymond Panko enthielten je nach Gruppe 24 bis 86 % der erstellten Tabellen mindestens einen Fehler; Anwender mit viel Erfahrung schnitten nicht messbar besser ab als Einsteiger.[4] Fehler sind zudem schwer zu finden, und wer eine Tabelle gebaut hat, überschätzt ihre Richtigkeit.[5] Ein Scan nimmt Artikel und Lagerort direkt vom Code, statt sie abzutippen. Was nicht getippt wird, kann sich nicht vertippen.
Entscheidungshilfe
Wann reicht Excel – und wann nicht mehr?
Für manche Betriebe ist eine gute Liste genau richtig. Das gehört zur ehrlichen Antwort dazu.
Scanwiz passt, wenn …
- mehrere Leute Material entnehmen oder Werkzeug ausgeben – nicht nur eine Person im Büro.
- Werkzeug zwischen Personen, Fahrzeugen und Baustellen wandert und Du wissen willst, wer was hat.
- Meldebestände, Chargen oder Prüffristen nicht vergessen werden dürfen.
- Du für Audit, Versicherung oder Berufsgenossenschaft belegen musst, wer wann was bekommen oder geprüft hat.
- die Liste heute nur eine Person wirklich versteht.
Excel reicht, wenn …
- eine einzige Person alle Bewegungen bucht.
- Du wenige Artikel hast und sich der Bestand selten ändert.
- es keinen Werkzeugverleih und keine Prüffristen gibt.
- Du den Bestand nur zur Jahresinventur brauchst.
- es Dir vor allem ums Rechnen und Auswerten geht, nicht ums Buchen.
Excel bleibt – nur nicht als Lager.
Scanwiz exportiert Bestände, Bewegungen und Bestandswerte als Excel, CSV oder PDF. Wer gern mit Pivot-Tabellen auswertet, macht das weiter – nur stammen die Zahlen dann aus Buchungen statt aus Nachträgen.
Von der Liste zu Scanwiz
Deine Excel-Liste ist der Startpunkt, kein verlorener Aufwand.
Was Du in die Liste gesteckt hast, übernimmst Du. Im Growth-Paket richten wir Kategorien, Lagerorte und die ersten Profile im persönlichen Onboarding gemeinsam mit Dir ein.
- 01
Aufräumen
Eine Zeile je Artikel, Spalten für Bezeichnung, Kategorie, Lagerort, Menge und Wert.
- 02
Importieren
Artikel, Kategorien, Lagerorte, Mengen und Werte übernimmst Du per Excel-Import.
- 03
Scannen
Herstellerbarcodes funktionieren sofort. Wo keiner ist, druckst Du QR-Etiketten für Artikel oder Lagerorte.
- 04
Zählen
Die erste Inventur per Scan prüft die übernommenen Zahlen und dient als Anfangsbestand.
Häufige Fragen
Scanwiz oder Excel – kurz beantwortet.
Ist Excel nicht kostenlos?
Meistens ist Excel schon bezahlt, etwa über Microsoft 365. Wer die Liste im Firmen-OneDrive oder in SharePoint mitbearbeiten soll, braucht in der Regel ein eigenes Konto; Microsoft 365 Business Basic kostet laut Microsoft 6,07 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Umsatzsteuer. Der größere Posten ist meist die Zeit fürs Nachtragen, Suchen und Nachzählen – im Kostenrechner oben rechnest Du sie mit Deinen eigenen Werten durch.
Kann ich meine bestehende Excel-Liste übernehmen?
Ja. Artikel, Kategorien, Lagerorte, Mengen und Werte übernimmst Du per Excel-Import, Du fängst also nicht bei null an. Vorhandene Herstellerbarcodes bleiben in Gebrauch, und die erste Inventur in Scanwiz dient als Anfangsbestand. Im Growth-Paket richten wir das im persönlichen Onboarding gemeinsam mit Dir ein.
Brauche ich Barcode-Scanner oder neue Etiketten?
Nein. Scanwiz liest Herstellerbarcodes und QR-Codes mit der Kamera jedes Smartphones oder Tablets. Vorhandene USB- oder Bluetooth-Scanner funktionieren ebenfalls. QR-Etiketten druckst Du nur dort, wo kein Code vorhanden ist, etwa für Lagerorte oder eigene Werkzeuge.
Kann ich weiter mit Excel auswerten?
Ja. Bestände, Bewegungen, Bestandswerte und Chargen-Auswertungen lassen sich als Excel, CSV oder PDF exportieren. Wer gern mit Pivot-Tabellen arbeitet, tut das weiter – nur stammen die Zahlen dann aus Buchungen statt aus Nachträgen.
Ab wann lohnt sich der Wechsel von Excel?
Weniger eine Frage der Artikelzahl als der Bewegungen und Personen. Sobald mehrere Leute entnehmen, Werkzeug ausgegeben wird oder Prüffristen dazukommen, wird die Liste zur Nebenaufgabe, die jemand erledigen muss. Das Starter-Paket kostet 45 € im Monat für bis zu 500 Artikel mit unbegrenzt vielen Benutzern; bei einem Stundensatz von 45 € rechnet es sich, sobald es Deinem Team eine Stunde im Monat abnimmt.
Gilt das auch für Google Sheets?
Im Kern ja. Auch in Google Sheets entsteht der Bestand durch Eintippen, und Meldebestände, Ausgaben mit Unterschrift oder Prüferinnerungen müssen selbst gebaut werden. Die Angaben zu Microsoft 365 auf dieser Seite gelten dort nicht.
Wie aktuell sind die Angaben?
Stand 6. Oktober 2026. Die Angaben zu Excel und Microsoft 365 stammen von Microsofts Preis- und Supportseiten, die Aussagen zu Fehlern in Tabellen aus veröffentlichter Forschung; die Quellen stehen am Seitenende. Fällt Dir ein Fehler auf, schreib uns.
Quellen & Methodik
Die Angaben zu Excel und Microsoft 365 stammen aus Microsofts Preis- und Supportseiten, abgerufen am 6. Oktober 2026; die Aussagen zu Fehlern in Tabellen aus veröffentlichter Forschung. Angaben zu Scanwiz stammen aus unserer Preisübersicht und den Funktionsseiten, etwa zur Betriebsmittelverwaltung, zur Inventur und zum Barcode-Scanner.
Was sich in Excel mit Formeln, Makros oder Power Automate nachbauen lässt, haben wir als „mit Einschränkung“ markiert: möglich, aber selbst gebaut und gepflegt. Der Kostenrechner setzt keine Zeitersparnis an, sondern zeigt nur, ab wann sich Scanwiz trägt. Microsoft, Excel und Microsoft 365 sind Marken der Microsoft Corporation; diese Seite steht in keiner Verbindung zu Microsoft. Fällt Dir ein Fehler auf, schreib uns – wir korrigieren ihn.
- Microsoft – Microsoft 365 Business: Pläne und Preise – Business Basic 6,07 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt.; Excel in Business Basic nur im Web und auf Mobilgeräten; Power Automate in Business Basic nur mit Cloud-Flows.
- Microsoft Support – Zusammenarbeit an Dokumenten und gemeinsame Dokumenterstellung – Gemeinsame Bearbeitung nur für Dateien in OneDrive oder SharePoint und nur in modernen Dateiformaten wie XLSX.
- Microsoft Support – Änderungen anzeigen, die in einer Arbeitsmappe vorgenommen wurden – Wer was wann geändert hat, sichtbar für bis zu 60 Tage.
- Raymond R. Panko – Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do (arXiv) – Laborexperimente: je nach Gruppe 24 bis 86 % der Tabellen mit mindestens einem Fehler; kein signifikanter Unterschied zwischen Einsteigern und erfahrenen Anwendern.
- Raymond R. Panko – What We Don’t Know About Spreadsheet Errors Today (arXiv) – Fehler sind schwer zu entdecken; Entwickler und Unternehmen überschätzen die Richtigkeit ihrer Tabellen.
Über 250 Kunden vertrauen bereits auf Scanwiz
Schluss mit Nachtragen. Ab heute wird gescannt.
14 Tage kostenfrei – mit Deiner Excel-Liste als Startpunkt, Deinem Lager und Deinem ganzen Team, ohne Kreditkarte. Oder lass Dir Scanwiz in einer persönlichen Demo zeigen.
4,9 von 5 Sternen aus über 120 verifizierten Kundenbewertungen
