Chargenverwaltung bedeutet, jede Lieferung oder Produktionsmenge eines Artikels unter einer eigenen Chargennummer zu führen – mit Verfallsdatum, Menge und Lagerplatz – und jede Entnahme dieser Charge zuzuordnen. Im Ernstfall beantwortet sie in Minuten die entscheidende Frage: Wo ist Charge 24-0815 noch im Regal, und an wen wurde sie bereits ausgegeben?
In diesem Praxisleitfaden geht es darum, wie Chargenverwaltung in Arztpraxis, Labor und Produktion funktioniert, was FEFO bedeutet, welche Anforderungen dahinterstehen und wie Du sie ohne IT-Projekt einführst.
Das Wichtigste in Kürze
- Ohne Charge musst Du im Rückruf alles sperren – mit Charge nur das Betroffene.
- Chargennummer und Verfallsdatum werden beim Wareneingang erfasst, nicht später.
- FEFO (First Expired, First Out): Was zuerst abläuft, geht zuerst raus.
- Rückverfolgbarkeit endet nicht im Regal, sondern bei der Person, dem Projekt oder dem Patienten, an den ausgegeben wurde.
Inhalt: Warum kritisch · Charge, MHD, FEFO · Branchen · 7 Must-haves · Ablauf im Rückruf · Einführung · Mit Scanwiz · FAQ
Warum Chargenverwaltung heute kritisch ist
Chargenverwaltung – international Lot-Tracking – ist die Grundlage, um bei Qualitätsproblemen oder Rückrufen betroffene Produkte schnell zu finden und gezielt aus dem Verkehr zu ziehen, statt ganze Bestände „blind“ zu sperren. Das spart Geld, Zeit und im medizinischen Umfeld im Zweifel Gesundheit.
In vielen Bereichen ist Rückverfolgbarkeit zudem vorgeschrieben: In der Lebensmittelwirtschaft verlangt die EU-Verordnung 178/2002 (Art. 18), dass Unternehmen nachweisen können, von wem sie Ware bezogen und an wen sie sie abgegeben haben. Für Medizinprodukte schreibt die EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) eine eindeutige Produktkennzeichnung (UDI) mit Los- oder Seriennummer vor. In Pharma und Labor gehören chargengenaue Dokumentation und Verfallsdaten ohnehin zum Standard.
Charge, MHD und FEFO – die Begriffe kurz erklärt
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Charge / Los | Menge eines Artikels, die unter gleichen Bedingungen hergestellt oder geliefert wurde; erkennbar an der Chargen- bzw. LOT-Nummer. |
| MHD / Verfallsdatum | Datum, bis zu dem die Charge verwendet werden darf oder soll. |
| FEFO | First Expired, First Out – die Charge mit dem frühesten Verfallsdatum wird zuerst entnommen. |
| FIFO | First In, First Out – die zuerst eingelagerte Charge geht zuerst raus; für Ware ohne Verfallsdatum. |
| Rückverfolgbarkeit | Nachweis, woher eine Charge kam und wohin sie gegangen ist – rückwärts zum Lieferanten, vorwärts zum Empfänger. |
| Variante | Ausprägung eines Artikels (Größe, Gebinde) – unabhängig von der Charge. Mehr dazu unter Variantenverwaltung im Lager. |
Wo Chargenverwaltung täglich gebraucht wird
Arztpraxis, Klinik und Pflege
Medikamente, Impfstoffe, Sterilgut und Praxisbedarf mit Ablaufdaten. Abgelaufene Ware darf nicht verwendet werden, und bei einem Herstellerrückruf muss schnell klar sein, ob die Charge im Haus ist. Wie Praxen das per Scan lösen, zeigt die Seite Lagerverwaltung in der Arztpraxis.
Labor
Reagenzien, Kits und Verbrauchsmittel in unterschiedlichen Konzentrationen und Chargen. Wenn eine Messreihe auffällig ist, muss nachvollziehbar sein, welche Reagenzien-Charge verwendet wurde.
Produktion und Industrie
Klebstoffe, Harze, Schmierstoffe oder Chemikalien mit Haltbarkeit; Bauteile, deren Charge bei Reklamationen zur Ursachenanalyse gebraucht wird. Mehr dazu auf der Seite Scanwiz für Handwerk und Industrie.
Gastronomie und Hotellerie
Lebensmittel und Getränke mit MHD, bei denen FEFO Verderb und Abschreibungen spürbar senkt – siehe Lagerverwaltung für Gastronomie und Hotellerie.
Die 7 Must-haves einer modernen Chargenverwaltung
- Chargennummer und Verfallsdatum je Lieferung – plus Menge, Einkaufspreis und Lieferant.
- Erfassung beim Wareneingang, idealerweise per Scan (viele Hersteller codieren Charge und Verfall in Data-Matrix-Codes).
- Chargengenaue Entnahme – auch mobil, ohne Umweg über den PC.
- Lagerplatzgenauer Bestand, damit Sperrungen und Entnahmen präzise laufen.
- Warnung vor Ablauf – bevor die Ware verfällt, nicht danach.
- Vorwärts-Rückverfolgung bis zum Empfänger: Person, Projekt, Fahrzeug oder Abteilung.
- Auswertungen und Export für Audits, Prüfer und interne Reviews.
So läuft ein Rückruf mit sauberer Chargenverwaltung
- Charge filtern: Die gemeldete Chargennummer suchen.
- Restbestand sperren: Sehen, an welchen Lagerplätzen noch wie viel liegt, und diese Menge blockieren.
- Ausgaben nachverfolgen: Liste, an wen wann welche Menge ausgegeben wurde.
- Betroffene informieren und Rückgaben buchen.
- Dokumentieren: Export für Lieferant, Behörde oder Qualitätsmanagement.
Mit Excel und Papier dauert das Stunden bis Tage – mit chargengenau gebuchten Bewegungen wenige Minuten.
Praxis-Blueprint: Chargenverwaltung in 5 Schritten einführen
- Kritische Warengruppe wählen: Medikamente, Reagenzien, Chemikalien oder Lebensmittel – nicht alles auf einmal.
- Artikel und Lagerplätze anlegen, Bestehendes per Excel importieren.
- Startbestand chargengenau erfassen: einmal zählen, Charge und Verfall je Packung aufnehmen.
- Regel einführen: Kein Eingang ohne Charge, keine Entnahme ohne Scan.
- Monatlich prüfen: Was läuft in den nächsten 30 Tagen ab? Wo gibt es Abweichungen?
Chargenverwaltung mit Scanwiz
In Scanwiz führt jede Lieferung ihre eigene Chargennummer, ihr eigenes Verfallsdatum und ihren eigenen Einkaufspreis – bis auf den Lagerplatz und bis zur Person, an die sie ausgegeben wurde:
- Je Charge: Nummer, Verfallsdatum, Menge, Preis, Lieferant.
- Beim Buchen: Entnahme immer chargengenau, auch mobil – Scan per Handykamera inklusive Data Matrix.
- Im Rückruf: Restbestand und Ausgaben der Charge in einer Liste.
- Dazu: Varianten für Größen und Ausführungen, Mindestbestände, Inventur am Handy und Reports.
- Fragen statt filtern: Mit Scanwiz AI Connect etwa „Welche Chargen laufen im November ab?“ – ab Werk nur lesend.
Chargen sind ab dem Growth-Paket enthalten; Daten liegen DSGVO-konform auf Servern in der EU. Alle Details zur Funktion zeigt die Seite Chargenverwaltung, die Pakete findest Du unter Preise. Über 250 Betriebe nutzen Scanwiz – bewertet mit 4,9 von 5 Sternen aus über 120 Bewertungen.
Häufige Fragen zur Chargenverwaltung
Was ist Chargenverwaltung?
Chargenverwaltung ist die Führung jeder Lieferung oder Produktionsmenge eines Artikels unter einer eigenen Chargennummer mit Verfallsdatum, Menge und Lagerplatz – inklusive der Zuordnung jeder Entnahme zu dieser Charge.
Was bedeutet FEFO?
FEFO steht für First Expired, First Out: Die Charge mit dem frühesten Verfallsdatum wird zuerst entnommen. So sinken Verderb und Abschreibungen.
Ist Chargenverwaltung Pflicht?
In vielen Bereichen ja: Lebensmittelunternehmen müssen nach EU-Verordnung 178/2002 rückverfolgbar sein, Medizinprodukte tragen nach MDR eine UDI mit Los- oder Seriennummer. Auch ohne Pflicht spart sie im Rückruf viel Zeit und Geld.
Was ist der Unterschied zwischen Charge und Variante?
Eine Variante beschreibt, was ein Artikel ist (Größe, Gebinde). Eine Charge beschreibt, aus welcher Lieferung er stammt und wann er verfällt. Beides lässt sich kombinieren.
Kann ich Chargen in Excel verwalten?
Theoretisch ja, praktisch kaum: Jede Entnahme müsste chargengenau nachgetragen werden. Im Rückruf fehlt dann oft genau die Information, an wen eine Charge ausgegeben wurde.
Ab welchem Paket bietet Scanwiz Chargenverwaltung?
Chargen sind in Scanwiz ab dem Growth-Paket enthalten. Scanwiz lässt sich 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen.
Fazit
Chargenverwaltung zahlt sich spätestens am Tag des ersten Rückrufs aus – und im Alltag jeden Tag durch weniger verfallene Ware. Entscheidend ist, Charge und Verfall beim Wareneingang zu erfassen und jede Entnahme chargengenau zu buchen. Mit einem Scan statt einer Tabelle wird das zur Routine, die niemand mehr bemerkt.
Aktualisiert im Oktober 2026. Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung zu branchenspezifischen Dokumentationspflichten.
Über 250 Kunden vertrauen bereits auf Scanwiz
Der nächste Rückruf dauert Minuten.
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