Werkzeugverwaltung für Handwerk & Bau
Werkzeugverwaltung, die mit auf die Baustelle geht.
Bohrhammer, Akkuschrauber, Laser, Leiter: Mit Scanwiz bekommt jedes Werkzeug einen QR-Code. Ausgabe, Rückgabe und Weitergabe laufen per Scan am Handy – auf der Baustelle, im Fahrzeug und auch ohne Empfang. Du siehst jederzeit, wer was hat und seit wann.
Ausgabe · Rückgabe · Fahrzeug · Unterschrift · Prüffristen · Offline
Kurz erklärt
Eine Werkzeugverwaltung hält fest, welches Werkzeug ein Betrieb besitzt, wo es gerade ist und wer es hat. Jedes Gerät wird als einzelnes Objekt mit Inventarnummer und QR-Code geführt. In Scanwiz wird Werkzeug per Scan an Mitarbeitende, Fahrzeuge oder Baustellen ausgegeben und wieder zurückgebucht – am Handy, an der Ausgabetheke oder im Transporter. Jeder Vorgang landet dauerhaft in der Historie des Werkzeugs. So ersetzt die Software die Ausleihliste, die morgens niemand ausfüllt und abends niemand prüft.
Das eigentliche Problem
Werkzeug wird selten gestohlen. Es wird vergessen.
Der Laser liegt seit drei Wochen im Transporter des Kollegen, der Bohrhammer auf der Baustelle, die vor zwei Wochen fertig wurde. Niemand hat etwas falsch gemacht – nur aufgeschrieben hat es keiner.
Ohne System
Zettel, Excel und Gedächtnis
- Die Ausleihliste hängt in der Werkstatt, ausgefüllt wird sie unter Zeitdruck oder gar nicht
- „Wer hat den Laser?“ kostet jeden Morgen ein paar Anrufe
- Werkzeug wandert von Kollege zu Kollege, ohne dass es jemand merkt
- Prüffristen für Elektrowerkzeug stehen in einer zweiten Liste
- Wer den Betrieb verlässt, nimmt die Antwort mit
Mit Scanwiz
Ein Scan pro Übergabe
- Ausgabe und Rückgabe dauern zwei Scans – schneller als jeder Zettel
- Am Werkzeug steht, wer es hat und seit welchem Tag
- Weitergabe unter Kollegen per Transfer, ohne Umweg über das Lager
- Prüffristen hängen direkt am Gerät und melden sich selbst
- Die Historie bleibt im System, auch nach dem Austritt
Schwund-Rechner
Was kostet Dich das Suchen?
Suchzeit und Ersatzkäufe tauchen in keiner Rechnung als eigene Zeile auf. Stell Deine eigenen Werte ein – wir rechnen nicht mit einem Branchendurchschnitt, sondern mit Deinen Zahlen.
Suchen, nachfragen, zurückfahren, Ersatz organisieren
Verschwunden, nie zurückgekommen oder doppelt gekauft
Kosten pro Jahr, geschätzt
–
- Suchzeit–
- Kosten der Suchzeit–
- Ersatzkäufe–
Rechnung mit 220 Arbeitstagen pro Jahr · Deine Werte, Deine Schätzung · Preise laut Preisübersicht, zzgl. MwSt.
Ein Arbeitstag
Vom Werkstatttor bis Feierabend – ein Bohrhammer, fünf Stationen.
So sieht Werkzeugverwaltung aus, wenn sie im Alltag funktioniert: Niemand führt eine Liste, und trotzdem ist jede Station dokumentiert.
-
06:45
Ausgabe
Marc scannt an der Ausgabetheke sein Profil und den Bohrhammer. Gebucht – ohne dass ein Lagerist danebenstehen muss.
-
07:30
Baustelle
Auf der Baustelle im Keller gibt es kein Netz. Die App bucht trotzdem und überträgt später automatisch.
-
11:15
Weitergabe
Ein Kollege braucht den Bohrhammer am Nachmittag. Ein Transfer, und er steht auf dessen Profil.
-
14:00
Defekt
Das Kabel ist angescheuert. QR-Code scannen, Foto machen, Defekt melden – die Werkstatt hat einen Auftrag.
-
16:30
Rückgabe
Zurück im Lager, als defekt markiert, damit ihn niemand morgen früh wieder mitnimmt. Der Tag steht in der Historie.
So sieht es aus
Am Handy auf der Baustelle, am Rechner im Büro.
Dieselbe Werkzeugverwaltung in der App und im Browser. Fünf Ausschnitte aus der echten Anwendung.
Die App
Werkzeugverwaltung im Handy, nicht im Büro
Auf der Baustelle zählt, dass es schnell geht. App öffnen, QR-Code scannen, Empfänger wählen: Das Werkzeug ist gebucht, bevor jemand einen Stift gefunden hätte. Ohne Empfang wird lokal gespeichert und später übertragen.
- App für iOS und Android, die Handykamera ist der Scanner
- Offline-Modus für Keller, Tiefgarage und Baustellencontainer
- Unbegrenzt viele Benutzer – jeder auf der Baustelle bucht selbst
Wer hat was
Jede Person, jedes Fahrzeug, jede Baustelle mit eigener Werkzeugliste
Am Profil von Marc steht alles, was er gerade führt – mit Inventarnummer und Datum der Ausgabe. Am Werkzeug steht umgekehrt, wer es hat und wer es vorher hatte. Zurückholen oder an jemand anderen weitergeben ist ein Klick.
- Baugleiche Akkuschrauber bleiben über die Inventarnummer unterscheidbar
- Transfer direkt von Kollege zu Kollege
- Verbrauchsmaterial wie Bits und Dübel am selben Profil, nur ohne Rückgabe
Werkzeugausgabe
Morgens um sieben ohne Schlange an der Theke
Ein Bildschirm mit Scanner an der Ausgabe reicht. Wer los will, scannt sein Profil und dann das Werkzeug. Kein Login, keine Schulung, kein Lagerist, der Namen aufschreibt. Die SelfCheckOut-Funktion ist ab dem Growth-Paket dabei.
- Profil-QR auf Ausweis, Spind oder Helm
- USB- und Bluetooth-Scanner werden wie eine Tastatur angeschlossen
- Mehrere Werkzeuge in einem Durchgang ausgeben
Übergabe mit Unterschrift
Teures Werkzeug quittieren lassen – ohne Formular
Der Akku-Kombihammer für 900 Euro geht an einen neuen Mitarbeiter? Aus der Zuweisung wird mit vier Klicks ein Beleg: Bestätigungstext, Objektliste, Unterschrift am Display. Wer nicht vor Ort ist, bestätigt per E-Mail.
- Beleg liegt dauerhaft am Profil der Person
- Klarer Nachweis beim Austritt oder Schadensfall
Prüffristen
Elektrowerkzeug prüfen, ohne eine zweite Liste zu führen
Wiederkehrende Prüfungen hängen direkt am Werkzeug. Scanwiz erinnert die zuständige Person, führt per Checkliste durch die Prüfung und legt den Bericht im Logbuch ab. Vorhandene Prüfdaten elektrischer Betriebsmittel lassen sich per DGUV-Import übernehmen.
- Massenprüfung: viele Geräte in einem Durchgang
- Defekt melden mit Foto, Gerät sperren, Reparatur beauftragen
Wo Werkzeug im Handwerk wirklich liegt
Im Lager liegt der kleinste Teil.
Der größte Teil des Werkzeugs ist unterwegs – im Transporter, auf der Baustelle, bei der Kolonne. Deshalb kann in Scanwiz jedes dieser Ziele Werkzeug halten, nicht nur Personen.
Das Fahrzeug
Jeder Transporter führt seine eigene Werkzeugliste. Fahrzeugwechsel? Ein Transfer, und die Ausstattung zieht mit.
Die Baustelle
Gerüst, Bautrockner und Stromverteiler bleiben der Baustelle zugeordnet. Bei Bauende siehst Du, was noch zurück muss.
Die Kolonne
Was ein ganzes Team nutzt, wird auf die Kolonne gebucht statt auf eine Person, die es gar nicht allein hat.
Der Mitarbeiter
Persönliches Werkzeug und Messgeräte bleiben bei der Person. Ihr Profil zeigt, was sie gerade alles führt.
Der Subunternehmer
Geliehenes Werkzeug bei Externen gerät nicht in Vergessenheit, sondern steht als offene Zuweisung im System.
Werkstatt & Lager
Regal, Schrank oder Container haben ebenfalls einen QR-Code. Was zurückkommt, bekommt wieder einen festen Platz.
Der Start
Einmal auszeichnen, dann pflegt sich der Bestand selbst
Den vorhandenen Werkzeugbestand übernimmst Du per Excel-Import mit Inventarnummer, Wert und Lagerort. Danach bekommt jedes Werkzeug sein QR-Etikett. Ab diesem Moment entsteht jede Buchung durch einen Scan und nicht durch einen Eintrag von Hand.
- QR-Etiketten aus Scanwiz drucken
- Vorhandene Barcodes und Seriennummern weiterverwenden
- Erste Inventur per Scan als sauberer Anfangsbestand
Aus dem Handwerk
„Mit dem Barcode-Scanning erfassen wir Warenein- und -ausgänge in Sekunden und behalten jederzeit den Überblick über Bestände und Lagerorte. […] Klare Empfehlung für Handwerksbetriebe und Industrie, die ihr Materiallager im Griff haben wollen.“
Stefan KapseLaumann Zimmerei- und Bedachung
Andere Wege zur Werkzeugverwaltung
Excel-Liste, Herstellerlösung oder Handwerkersoftware?
Ehrlich verglichen, mit Quellen und Datenstand – inklusive der Fälle, in denen die andere Lösung besser passt.
Werkzeugverwaltung in Excel
Wann die Tabelle reicht und ab welchem Punkt sie anfängt, Zeit zu kosten.
Hilti ON!Track
Herstellernahe Werkzeugverwaltung gegen herstellerunabhängige Lösung für den gemischten Gerätepark.
ShareMyToolbox
Zwei Werkzeug-Tracker im direkten Vergleich: Preise, Funktionen, Datenstandort.
HERO Handwerkersoftware
Komplette Handwerkersoftware oder spezialisierte Lager- und Werkzeuglösung daneben.
Betriebsmittel allgemein
Neben Werkzeug auch IT, PSA und Fahrzeuge verwalten: die Funktion im Detail.
Alle Vergleiche
Sortly, inFlow, Odoo, weclapp und weitere Lösungen in der Übersicht.
Häufige Fragen
Werkzeugverwaltung – kurz beantwortet.
Was ist eine Werkzeugverwaltung?
Eine Werkzeugverwaltung hält fest, welches Werkzeug ein Betrieb besitzt, wo es sich befindet und wer es gerade nutzt. Jedes Gerät wird als einzelnes Objekt mit Inventarnummer und QR-Code geführt. Ausgabe, Rückgabe und Weitergabe werden per Scan gebucht und landen dauerhaft in der Historie des Werkzeugs. So lässt sich jederzeit beantworten, wer den Bohrhammer hat und seit wann.
Was ist der Unterschied zwischen Werkzeugverwaltung und Betriebsmittelverwaltung?
Werkzeugverwaltung ist ein Teil der Betriebsmittelverwaltung. Betriebsmittel umfassen neben Werkzeug auch Maschinen, Fahrzeuge, IT-Geräte und Schutzausrüstung. In Scanwiz läuft beides im selben System: Werkzeug wird genauso ausgegeben und zurückgenommen wie ein Notebook oder ein Stapler. Mehr dazu auf der Seite zur Betriebsmittelverwaltung.
Brauche ich für die Werkzeugverwaltung spezielle Hardware?
Nein. Gescannt wird mit der Kamera eines normalen Smartphones oder Tablets in der Scanwiz App für iOS und Android. Wer an einer Ausgabetheke viel scannt, kann zusätzlich einen USB- oder Bluetooth-Scanner anschließen. Die QR-Etiketten druckst Du selbst aus, vorhandene Barcodes kannst Du weiterverwenden.
Kann ich Werkzeug einem Fahrzeug oder einer Baustelle zuweisen?
Ja. Neben Mitarbeitenden können auch Fahrzeuge, Baustellen, Kolonnen, Abteilungen und externe Firmen Werkzeug halten. Jedes dieser Ziele hat ein eigenes Profil mit QR-Code und eine eigene Werkzeugliste. So lässt sich die Ausstattung eines Transporters genauso führen wie das persönliche Werkzeug eines Monteurs.
Wie verhindere ich Werkzeugschwund?
Indem jede Übergabe dokumentiert wird. Werkzeug verschwindet meist nicht durch Diebstahl, sondern weil niemand weiß, wer es zuletzt hatte. Wenn Ausgabe und Rückgabe nur zwei Scans kosten, werden sie auch gebucht. Dann zeigt Scanwiz jederzeit, was draußen ist und bei wem. Für teures Werkzeug kannst Du die Übergabe zusätzlich per Unterschrift bestätigen lassen.
Funktioniert die Werkzeugverwaltung ohne Internet auf der Baustelle?
Ja. Die Scanwiz App hat einen Offline-Modus. Scans und Buchungen werden lokal auf dem Gerät gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Keller, Tiefgaragen und Baustellencontainer sind damit kein Problem.
Kann ich die Prüfung von Elektrowerkzeug mit verwalten?
Ja. Wiederkehrende Prüfungen hängen direkt am Werkzeug, mit Intervall, Erinnerung, Checkliste und Prüfbericht. Vorhandene Prüfdaten elektrischer Betriebsmittel lassen sich per DGUV-Import übernehmen. Welche Prüfung in welchem Intervall vorgeschrieben ist, legen die geltenden Vorschriften und die befähigte Person fest. Mehr auf der Seite zu Wartung und Prüfungen.
Kann ich meine Werkzeugliste aus Excel übernehmen?
Ja. Über den Excel-Import übernimmst Du Werkzeug, Kategorien, Inventarnummern, Werte und Lagerorte aus Deiner bestehenden Liste. Danach werden die Geräte mit QR-Etiketten ausgezeichnet und die aktuellen Zuweisungen einmal erfasst. Ab dann pflegt sich der Bestand über die täglichen Scans selbst.
Was kostet eine Werkzeugverwaltung mit Scanwiz?
Das Starter-Paket kostet 45 Euro im Monat für bis zu 500 Artikel und enthält die Zuweisungsfunktion. Growth kostet 145 Euro im Monat für bis zu 2.000 Artikel und bringt unter anderem die SelfCheckOut-Ausgabe und Reporting mit. Benutzer sind in jedem Paket unbegrenzt. Bei jährlicher Zahlung gibt es 10 Prozent Rabatt. Testen kannst Du 14 Tage kostenfrei, ohne Kreditkarte. Details in der Preisübersicht.
Was passiert mit dem Werkzeug, wenn jemand den Betrieb verlässt?
Am Profil der Person steht vollständig, was sie noch hat. Die offenen Zuweisungen werden zurückgebucht oder per Transfer an Kollegen weitergegeben. Danach setzt Du das Profil auf inaktiv: Es verschwindet aus der Arbeitsliste, die Historie bleibt erhalten. Wurde die Übergabe unterschrieben, liegt auch der Beleg am Profil.
Über 250 Kunden vertrauen bereits auf Scanwiz
Morgen früh fährt der Transporter wieder los. Diesmal weißt Du, was drin ist.
Teste die Werkzeugverwaltung 14 Tage kostenfrei mit Deinem Werkzeug und Deinem ganzen Team – ohne Kreditkarte. Oder lass Dir Scanwiz in einer persönlichen Demo zeigen.
4,9 von 5 Sternen aus über 120 verifizierten Kundenbewertungen
