Gestion d’inventaire pour les entreprises
La gestion d’inventaire qui sait où se trouve chaque objet.
Ordinateurs portables, machines, mobilier, outillage et matériel dans une seule liste d’inventaire qui se met à jour toute seule. Chaque objet reçoit un numéro d’inventaire et un QR code. Remise, déménagement, contrôle et inventaire se font par scan sur le smartphone – au lieu de mettre à jour un fichier Excel en fin d’année.
Liste d’inventaire · Numéro d’inventaire · Emplacement · Responsable · Contrôles · Inventaire
En bref
La gestion d’inventaire recense tous les biens qu’une entreprise possède et utilise dans la durée – de l’ordinateur portable et de la chaise de bureau aux machines, à l’outillage et aux véhicules de société. Pour chaque objet, elle indique ce que c’est, ce qu’il a coûté, où il se trouve et qui en est responsable. Dans Scanwiz, chaque objet reçoit un numéro d’inventaire et un QR code ; chaque remise, chaque déménagement et chaque contrôle est enregistré par scan et conservé durablement dans l’historique de l’objet. Vous obtenez une liste d’inventaire qui ne se met pas à jour une fois par an, mais en continu, au fil du travail.
Vous vous intéressez surtout à l’outillage ou aux équipements sur le terrain ? Remise le matin, outils dans le fourgon, affectation aux chantiers – des pages dédiées détaillent tout cela.
vers la gestion des équipementsLes notions
Inventaire, comptage, liste d’inventaire – qui est quoi ?
Quatre notions que l’on confond sans cesse. Les distinguer, c’est savoir ce qu’une gestion d’inventaire doit faire – et ce qu’elle ne fait pas.
Inventaire (patrimoine)
Tout ce que possède une entreprise – de la machine à la chaise de bureau. Au sens comptable, les créances et les dettes en font aussi partie.
Liste d’inventaire
Le registre des objets avec numéro d’inventaire, désignation, emplacement et valeur. C’est exactement cette liste que tient une gestion d’inventaire – en continu et non une fois par an.
Inventaire physique
Le comptage : compter, vérifier, rapprocher. Le comptage est l’opération, l’inventaire en est le résultat. Avec un scan au lieu d’un bloc-notes, il va beaucoup plus vite.
Registre des immobilisations
La vue de la comptabilité : valeur d’acquisition, durée d’utilisation, amortissement. La gestion d’inventaire y ajoute l’emplacement du bien et son état.
En France, l’article L123-12 du Code de commerce impose aux commerçants de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments de leur patrimoine. Votre expert-comptable vous indique les obligations applicables à votre entreprise.
La différence
La liste d’inventaire n’est juste qu’un jour par an.
Le jour de l’inventaire. Ensuite, un ordinateur portable change de bureau, un appareil de mesure part en étalonnage, une chaise finit à la cave – et rien de tout cela n’apparaît dans le tableau. Avec Scanwiz, la liste se construit au fil du travail.
Le tableau indique « Bureau 2.14 ». L’ordinateur est en télétravail depuis mars.
Chaque remise est un scan. L’objet indique qui l’a et depuis quand.
Trois versions de la liste circulent, aucune n’est à jour.
Un seul inventaire pour tous, avec un nombre illimité d’utilisateurs – bureau, atelier et terrain.
Les dates de contrôle sont dans une deuxième liste que personne n’ouvre.
Maintenances et contrôles sont rattachés à l’objet et vous rappellent à temps.
Inventaire veut dire : imprimer la liste, parcourir toutes les pièces, tout ressaisir.
On compte avec l’application en pleine activité, même sans Wi-Fi – avec rapport de clôture.
Celui qui quitte l’entreprise rend « tout ». Ce que cela recouvre, personne ne le sait.
Le profil de la personne affiche chaque objet en cours – avec bon de remise signé si vous le souhaitez.
Liste d’inventaire
Les dix champs indispensables d’une liste d’inventaire.
Que vous commenciez avec Excel ou directement avec un logiciel : avec ces informations, vous pourrez répondre plus tard à toutes les questions – de « Où est-ce ? » à « Combien cela vaut-il encore ? ».
Numéro d’inventaireBase
IT-0142
Unique, jamais attribué deux fois, jamais réutilisé. Figure sous forme de QR code sur l’étiquette.
DésignationBase
Portable Latitude 5440
Nommez l’objet comme on le cherche – pas comme il figure sur la facture.
CatégorieBase
IT · Portables
Peu de catégories, mais claires. Elles pilotent filtres, périmètres d’inventaire et rapports.
EmplacementBase
Site 1 › Bureau 2.14
Hiérarchique plutôt qu’en texte libre : site, pièce, étagère. Chaque lieu peut alors être compté séparément.
ResponsableBase
Léa Martin, Ventes
Une personne, une équipe ou un projet. En cas de départ, la colonne la plus importante.
AcquisitionBase
03/2026 · 1 240 €
Date et valeur. La base pour l’assurance, le renouvellement et le rapprochement avec la comptabilité.
StatutBase
en service
Disponible, remis, défectueux, mis au rebut. Les objets réformés restent dans la liste avec leur date.
Fabricant & numéro de sérieRecommandé
Dell · 7HX2K93
Indispensable pour la garantie, une déclaration de vol et les appareils identiques.
Date de contrôle et de maintenanceRecommandé
prochain contrôle 09/2027
Pour les équipements électriques, échelles, machines et instruments de mesure. Idéalement avec rappel.
Photos & justificatifsRecommandé
facture.pdf, photo
Facture, garantie, notice, état à la remise. Directement sur l’objet plutôt que dans une boîte mail.
Dans Scanwiz, numéro d’inventaire, emplacement, responsable, valeur, statut, dates de contrôle, photos et justificatifs sont gérés directement sur l’objet – et votre liste existante s’importe depuis Excel.
Générateur de numéros d’inventaire
Créez un schéma de numérotation qui tiendra encore dans dix ans.
Le numéro d’inventaire est la colonne vertébrale de toute gestion d’inventaire. Choisissez les éléments – vous voyez aussitôt à côté à quoi ressemblent vos numéros et vos étiquettes. Gratuit, sans inscription.
Attention : les emplacements changent, les numéros d’inventaire non. Dès que l’objet déménage, le numéro est faux. L’emplacement doit figurer dans un champ séparé.
Mieux vaut un chiffre de trop : renuméroter plus tard, c’est réétiqueter tous les objets.
Vos numéros d’inventaire
- IT-0001
- IT-0002
- IT-0003
Votre étiquette
Merci de signaler toute découverte
Dans Scanwiz, vous attribuez librement les numéros d’inventaire ou les reprenez de votre liste – et vous imprimez les étiquettes QR directement depuis le logiciel.
Un objet, toute sa vie
De l’achat à la mise au rebut – sans aucune lacune.
La gestion d’inventaire n’est pas un projet de clôture annuelle. Elle accompagne chaque objet à travers six étapes, et chacune laisse une trace dans son historique.
-
01
Enregistrer
Créer un nouvel objet ou l’importer depuis Excel : désignation, catégorie, valeur, numéro de série, facture en PDF.
-
02
Étiqueter
Imprimer l’étiquette QR depuis Scanwiz et la coller. Les codes-barres et numéros de série existants restent utilisables.
-
03
Affecter
Par scan à une personne, une pièce, un véhicule ou un projet. Les appareils coûteux avec signature si vous le souhaitez.
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04
Contrôler & entretenir
Échéances de contrôle et maintenances sont rattachées à l’objet, rappellent à temps et classent le rapport dans le journal.
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05
Inventorier
Scanner pièce par pièce, repérer les écarts, valider. Les objets remis sont aussi comptés.
-
06
Réformer
Défectueux, vendu ou mis au rebut : définir le statut, noter le motif. L’historique est conservé.
Aperçu
La gestion d’inventaire au quotidien.
Six vues de l’application réelle – de la liste d’inventaire à l’affectation et à l’inventaire.
La liste d’inventaire
Tout ce que possède votre entreprise, sur une seule page
Chaque ligne affiche l’objet avec son emplacement, sa valeur et son statut. En la dépliant, vous voyez ce qui est sur l’étagère et ce qui est actuellement chez qui. Filtre par catégorie ou par lieu, export Excel – pour la comptabilité, l’assurance ou la clôture annuelle.
- Objets individuels avec numéro d’inventaire et articles en quantité dans une même liste
- Valeur par objet et au total
- Photos et documents directement sur l’objet
Emplacements
Bâtiment, pièce, armoire – comme votre entreprise est organisée
Représentez sites, étages, pièces et étagères sur quatre niveaux. Chaque lieu reçoit un QR code. Quand quelqu’un déplace un appareil, il scanne le lieu et l’objet – et la liste d’inventaire est de nouveau juste, sans que personne n’ouvre un tableau.
- Plusieurs sites, entrepôts externes et véhicules dans une même structure
- Déménagement entre pièces par scan
Qui a quoi
Chaque ordinateur, chaque appareil de mesure porte un nom
Le profil d’une personne affiche tout ce qu’elle utilise actuellement – avec numéro d’inventaire et date de remise. À l’inverse, chaque objet indique qui l’a et qui l’avait avant. Outre les personnes, des services, véhicules, chantiers et entreprises externes peuvent aussi détenir de l’inventaire.
- Arrivée : attribuer l’équipement en une seule fois
- Départ : liste complète des objets en cours
Remise avec signature
Le bon de remise naît de l’affectation
Téléphone, ordinateur portable et clés pour la nouvelle collègue ? En quelques clics, l’affectation devient un justificatif avec liste des objets et signature à l’écran. Une personne absente confirme par e-mail. Le justificatif est ensuite rattaché à son profil.
Maintenance & contrôles
Des échéances de contrôle qui se signalent toutes seules
Contrôles périodiques et maintenances sont rattachés directement à l’objet – avec intervalle, rappel, liste de contrôle et rapport dans le journal. Les données de contrôle existantes des équipements électriques peuvent être reprises par import DGUV.
Inventaire
L’inventaire par scan, pièce par pièce
Inventaire complet, comptage cyclique, contrôle ponctuel ou comptage à l’aveugle : vous choisissez le périmètre et les règles, votre équipe scanne sur smartphone. Scanwiz détecte lui-même les écarts, vous fixez les tolérances. Mettre en pause et reprendre demain est prévu.
- Les objets remis sont aussi comptés
- Mode hors ligne pour caves et sites distants
Démarrer
Mettre en place la gestion d’inventaire en quatre étapes.
Pas de projet informatique, pas de consultant. La plupart des entreprises commencent avec la liste qu’elles ont déjà.
Importer la liste
Chargez votre liste d’inventaire Excel avec catégories, numéros d’inventaire, valeurs et emplacements.
Imprimer les étiquettes
Imprimez les étiquettes QR depuis Scanwiz et collez-les pièce par pièce. Les lieux reçoivent aussi un code.
Saisir les affectations
Qui a quel ordinateur, quel véhicule, quel appareil de mesure ? Un scan, c’est fait.
Premier inventaire
Un passage par scan comme point de départ fiable. Ensuite, les scans quotidiens tiennent la liste à jour.
Sans matériel spécial
Le smartphone sert de scanner
On scanne avec l’appareil photo de n’importe quel smartphone ou tablette dans l’application Scanwiz pour iOS et Android. Si vous scannez beaucoup à un point de remise, branchez un scanner USB ou Bluetooth. QR codes, EAN, Code 128 et Data Matrix sont reconnus.
- Utilisateurs illimités dans chaque offre
- Interface en français, allemand et anglais
- Hébergé en Allemagne, conforme au RGPD
Pour qui
L’inventaire est différent dans chaque entreprise.
La même gestion d’inventaire, des priorités différentes. Voici les solutions pour votre secteur.
Artisanat & industrie
Machines, outillage et véhicules en service – affectés aux chantiers et aux équipes.
Cabinets médicaux
Dispositifs médicaux avec échéances de contrôle, consommables avec lot et date de péremption.
Hôtellerie & restauration
Équipements de cuisine, aménagement et inventaire sur plusieurs établissements et sites.
Entrepôt & logistique
Emplacements, seuils de réapprovisionnement et réception – biens et stock dans un même inventaire.
Bureau, IT & administration
Ordinateurs, écrans, téléphones et mobilier attribués aux collaborateurs – avec bon de remise.
BTP & montage
Outils dans le fourgon, appareils sur le chantier, échéances de contrôle de l’outillage électrique.
Témoignages
Ce que disent les entreprises après le changement.
4,9 sur 5 étoiles sur plus de 120 avis clients vérifiés.
« Nous avons nettement professionnalisé la gestion du matériel de notre maintenance et l’avons rendue bien plus transparente. La gestion propre des variantes (par ex. tailles, modèles et normes pour les EPI, dimensions pour les pièces C) réduit les confusions et garantit une traçabilité fiable au quotidien. Grâce à une documentation continue des stocks, nous avons réduit les temps de recherche et mieux planifié les flux de matériel. Le support réagit vite et de façon pragmatique – un vrai soulagement pour toute l’équipe. »
Moritz WinterbachWinterbach Engineering
« Depuis l’introduction de Scanwiz, nous maîtrisons bien mieux la gestion du matériel : les stocks sont traçables à tout moment, sorties et réceptions sont documentées proprement, et les rapports nous aident à planifier le réapprovisionnement et les interventions. Au quotidien, cela fait gagner un temps précieux, réduit les allers-retours entre entrepôt, chantier et atelier et rend les processus plus fiables pour toute l’équipe. »
Sedat BernaEggersmann Bau
« Scanwiz nous facilite nettement la gestion des consommables et des EPI. Grâce au scan des codes-barres, nous enregistrons entrées et sorties en quelques secondes et gardons en permanence la vue sur les stocks et les emplacements. L’inventaire simple, qui fonctionne en pleine activité sans tout arrêter, est particulièrement utile. Le système est stable et fiable – et nous gagnons chaque mois un temps appréciable sur la documentation et les commandes. Une recommandation claire pour les entreprises artisanales et industrielles qui veulent maîtriser leur magasin. »
Stefan KapseLaumann Zimmerei- und Bedachung
Preise
Combien coûte une gestion d’inventaire ?
Le prix dépend du nombre d’articles gérés – pas du nombre de personnes. Utilisateurs et emplacements sont illimités dans chaque offre : chacun peut scanner sans que la facture augmente.
- Utilisateurs illimités
- Emplacements illimités
- Gestion des variantes
- Affectations
- Fonctions d’inventaire
- Mode hors ligne
- Tout le pack Starter
- Self-checkout
- Gestion des lots
- Achats & commandes
- Reporting
- Onboarding personnalisé
- Version complète de Scanwiz
- Scanwiz AI Connect (MCP)
- Demandes de matériel
- Unités organisationnelles
- Single Sign-On
- Accès à l’API REST
Toutes les offres gratuites pendant 14 jours · sans carte bancaire · résiliable chaque mois · prix HT
D’autres façons de gérer l’inventaire
Excel, application ou ERP ? Comparés honnêtement.
Avec sources et date des données – y compris les cas où une autre solution vous convient mieux.
Liste d’inventaire Excel
Quand le tableau suffit – et à partir de quand il commence à coûter du temps et de l’argent.
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L’application d’inventaire américaine bien connue face à Scanwiz : limites d’utilisateurs, hébergement, lots.
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Questions fréquentes
Gestion d’inventaire – réponses courtes.
Qu’est-ce que la gestion d’inventaire ?
La gestion d’inventaire recense tous les biens qu’une entreprise possède et utilise dans la durée – informatique, mobilier, machines, outillage, véhicules. Pour chaque objet, elle conserve le numéro d’inventaire, la désignation, l’emplacement, la valeur, l’état et la personne responsable. Un logiciel comme Scanwiz met cette liste d’inventaire à jour en continu par scan, au lieu d’une mise à jour manuelle une fois par an.
Quelle est la différence entre l’inventaire et le comptage ?
L’inventaire est le relevé de tous les éléments d’actif et de passif d’une entreprise à une date donnée. Le comptage – l’inventaire physique – est l’opération qui permet de l’établir ou de le vérifier : compter et rapprocher. En bref : le comptage est l’opération, l’inventaire en est le résultat. Plus d’informations sur la page du logiciel d’inventaire.
Que doit contenir une liste d’inventaire ?
Au minimum le numéro d’inventaire, la désignation, la catégorie, l’emplacement, le responsable, la date et la valeur d’acquisition ainsi que le statut. Sont aussi recommandés le fabricant et le numéro de série, les dates de contrôle et de maintenance, ainsi que photos et justificatifs comme la facture. Avec ces champs, vous répondez à toute question sur un objet.
Comment attribuer de bons numéros d’inventaire ?
Un numéro d’inventaire doit être unique, court et permanent. Une méthode éprouvée : un préfixe de catégorie suivi d’un numéro courant, par exemple IT-0142, éventuellement avec l’année d’acquisition. Les informations qui peuvent changer, comme l’emplacement ou la personne, n’ont pas leur place dans le numéro mais dans des champs séparés. Un numéro attribué n’est jamais réutilisé, même après la réforme de l’objet. Testez votre schéma avec le générateur de numéros d’inventaire de cette page.
Faut-il du matériel spécial pour gérer l’inventaire ?
Non. On scanne avec l’appareil photo d’un smartphone ou d’une tablette ordinaire dans l’application Scanwiz pour iOS et Android. Pour les points de remise où l’on scanne beaucoup, des scanners USB ou Bluetooth peuvent être branchés. Vous imprimez les étiquettes QR directement depuis Scanwiz, et les codes-barres et numéros de série existants restent utilisables.
Puis-je reprendre ma liste d’inventaire Excel ?
Oui. L’import Excel reprend vos objets avec catégories, numéros d’inventaire, valeurs et emplacements. Les objets sont ensuite étiquetés avec un QR code et les affectations actuelles saisies une fois. Un export Excel est possible à tout moment, par exemple pour la comptabilité.
La gestion d’inventaire remplace-t-elle le registre des immobilisations ?
Non, elle le complète. Les amortissements et les valeurs de bilan restent dans votre logiciel comptable. Scanwiz répond aux questions auxquelles le registre ne répond pas : où se trouve un objet, qui l’utilise, dans quel état il est et quand il a été contrôlé pour la dernière fois. Le numéro d’inventaire et l’export Excel permettent de rapprocher les deux listes. Pour les questions fiscales, adressez-vous à votre expert-comptable.
Cela fonctionne-t-il sans Internet ?
Oui. L’application Scanwiz dispose d’un mode hors ligne. Scans, mouvements et comptages sont enregistrés localement sur l’appareil et transmis automatiquement dès que la connexion revient. Caves, réserves et sites distants sans réseau ne posent aucun problème.
Combien de personnes peuvent l’utiliser ?
Autant que vous le souhaitez. Utilisateurs et emplacements sont illimités dans chaque offre Scanwiz ; le prix dépend du nombre d’articles gérés. Chaque personne qui remet, déplace ou compte des objets peut avoir son propre accès – et chaque mouvement est rattaché à une personne.
Combien coûte la gestion d’inventaire avec Scanwiz ?
L’offre Starter coûte 45 € par mois jusqu’à 500 articles, Growth 145 € par mois jusqu’à 2 000 articles, Business sur demande. Les utilisateurs sont illimités dans chaque offre et le paiement annuel donne 10 % de remise. Vous pouvez tester gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire. Détails dans la grille tarifaire.
Où les données sont-elles stockées ?
Scanwiz est hébergé en Allemagne et conforme au RGPD. Nous fournissons un accord de traitement des données. Vos données vous appartiennent et peuvent être exportées vers Excel à tout moment.
Plus de 250 clients font déjà confiance à Scanwiz
Votre liste d’inventaire – mais cette fois, elle est juste.
Testez Scanwiz gratuitement pendant 14 jours avec votre inventaire et toute votre équipe – sans carte bancaire. Ou découvrez Scanwiz lors d’une démo personnalisée.
4,9 sur 5 étoiles sur plus de 120 avis clients vérifiés
