Inventarverwaltung, die weiß, wo jedes Teil steht.

Eine Inventarverwaltung erfasst alle Gegenstände, die ein Betrieb besitzt und länger nutzt – etwa IT, Möbel, Maschinen, Werkzeug und Fahrzeuge. Zu jedem Gegenstand hält sie Inventarnummer, Bezeichnung, Standort, Wert, Zustand und die verantwortliche Person fest. Eine Software wie Scanwiz aktualisiert diese Inventarliste laufend per Scan, statt sie einmal im Jahr von Hand nachzupflegen.

Das Inventar ist das Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Betriebs zu einem Stichtag. Die Inventur ist die Bestandsaufnahme, mit der dieses Verzeichnis erstellt oder überprüft wird – also das Zählen und Abgleichen. Kurz: Die Inventur ist der Vorgang, das Inventar ist das Ergebnis. Mehr zur digitalen Bestandsaufnahme auf der Seite zur Inventursoftware.

Mindestens Inventarnummer, Bezeichnung, Kategorie, Standort, verantwortliche Person, Anschaffungsdatum und -wert sowie der Status. Empfehlenswert sind außerdem Hersteller und Seriennummer, Prüf- und Wartungstermine sowie Fotos und Belege wie die Rechnung. Mit diesen Feldern lässt sich jede Frage zu einem Gegenstand beantworten.

Inventarnummern sollten eindeutig, kurz und dauerhaft sein. Bewährt hat sich ein Kategorie-Kürzel plus laufende Nummer, zum Beispiel IT-0142, optional mit Anschaffungsjahr. Informationen, die sich ändern können, wie Standort oder Person, gehören nicht in die Nummer, sondern in eigene Felder. Eine einmal vergebene Nummer wird nie wiederverwendet, auch nicht nach der Ausmusterung. Mit dem Inventarnummer-Generator auf dieser Seite kannst Du Dein Schema ausprobieren.

Nein. Gescannt wird mit der Kamera eines normalen Smartphones oder Tablets in der Scanwiz App für iOS und Android. Für Ausgabestellen mit vielen Scans lassen sich USB- oder Bluetooth-Scanner anschließen. Die QR-Etiketten druckst Du direkt aus Scanwiz, vorhandene Barcodes und Seriennummern kannst Du weiterverwenden.

Ja. Über den Excel-Import übernimmst Du Gegenstände mit Kategorien, Inventarnummern, Werten und Standorten aus Deiner bestehenden Liste. Danach werden die Objekte mit QR-Etiketten ausgezeichnet und die aktuellen Zuordnungen einmal erfasst. Ein Excel-Export ist jederzeit möglich, etwa für die Buchhaltung.

Nein, sie ergänzt es. Abschreibungen und Bilanzwerte bleiben in Deiner Buchhaltungssoftware. Scanwiz beantwortet die Fragen, die das Anlagenverzeichnis nicht beantwortet: wo ein Gegenstand steht, wer ihn nutzt, in welchem Zustand er ist und wann er zuletzt geprüft wurde. Über Inventarnummer und Excel-Export lassen sich beide Listen abgleichen. Steuerliche Fragen klärst Du am besten mit Deiner Steuerberatung.

Ja. Die Scanwiz App hat einen Offline-Modus. Scans, Buchungen und Inventurzählungen werden lokal auf dem Gerät gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Keller, Lagerräume und Außenstandorte ohne Empfang sind damit kein Problem.

Unbegrenzt viele. In jedem Scanwiz-Paket sind Benutzer und Standorte unbegrenzt, der Preis richtet sich nach der Zahl der verwalteten Artikel. So kann jede Person, die Inventar ausgibt, umstellt oder zählt, einen eigenen Zugang bekommen – und jede Buchung ist einer Person zugeordnet.

Das Starter-Paket kostet 45 Euro im Monat für bis zu 500 Artikel, Growth 145 Euro im Monat für bis zu 2.000 Artikel, Business gibt es auf Anfrage. Benutzer sind in jedem Paket unbegrenzt, bei jährlicher Zahlung gibt es 10 Prozent Rabatt. Testen kannst Du 14 Tage kostenfrei, ohne Kreditkarte. Details in der Preisübersicht.

Scanwiz wird in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit. Die Daten gehören Dir und lassen sich jederzeit per Excel-Export mitnehmen.