Inventur in der Arztpraxis heißt selten: einmal im Jahr alles zählen und fertig. Für die meisten Praxen ist die Jahresinventur gar keine Pflicht. Pflicht und teuer ist etwas anderes: abgelaufene Impfstoffe, ein unvollständiger Notfallkoffer, ein falsch gekühlter Kühlschrank. Eine Kinderarztpraxis aus Magdeburg musste deshalb Impfstoff im Wert von rund 24.400 Euro selbst bezahlen – das Bundessozialgericht hat den Regress bestätigt (Az. B 6 KA 14/21 R).
Dieser Ratgeber zeigt Dir, ob Deine Praxis inventurpflichtig ist, was Du täglich, monatlich, quartalsweise und jährlich prüfen solltest, wie Du eine Inventur Raum für Raum durchziehst, ohne die Sprechstunde zu stören, und wie Du Verfallsdaten dauerhaft in den Griff bekommst. Dazu gibt es einen Prüfplan, eine Checkliste und eine kostenlose Excel-Vorlage.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Einzel- oder Gemeinschaftspraxis mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung muss in Deutschland keine handelsrechtliche Inventur machen. Ein MVZ in der Rechtsform einer GmbH schon.
- Wichtiger als der Jahresstichtag ist ein fester Prüfrhythmus: Kühlschrank täglich, Notfallkoffer, Betäubungsmittel und Sterilgut monatlich, Verfallsdaten quartalsweise, Vollinventur einmal im Jahr.
- Für Betäubungsmittel gilt eine echte Pflicht: Die Nachweise sind am Ende jedes Kalendermonats zu prüfen (§ 13 BtMVV).
- Mit FEFO (was zuerst abläuft, wird zuerst verbraucht), einer Verfalls-Ampel und einer festen Zuständigkeit läuft kaum noch etwas ab.
Inhalt: Muss eine Praxis Inventur machen? · Prüfplan · Inventur in 7 Schritten · Verfallsdaten und FEFO · Impfstoffe, Notfallkoffer, BtM, Sterilgut · Checkliste und Vorlage · Typische Fehler · Mit Scanwiz · FAQ
Muss eine Arztpraxis überhaupt Inventur machen?
Die kurze Antwort: Es hängt von der Rechtsform ab. Die Inventur im Sinne des Handelsrechts betrifft Kaufleute. Ärztinnen und Ärzte sind Freiberufler und ermitteln ihren Gewinn meist per Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Für sie gilt die Inventurpflicht nach § 240 HGB nicht. Anders sieht es aus, wenn die Praxis als GmbH geführt wird, etwa als MVZ-GmbH: Eine GmbH gilt immer als Kaufmann und muss bilanzieren – und damit auch ein Inventar aufstellen.
| Praxisform | Inventur nach Handelsrecht? | Was trotzdem gilt |
|---|---|---|
| Einzelpraxis, Berufsausübungsgemeinschaft (GbR, PartG) mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung | Nein | BtM-Nachweise, Medizinprodukte-Dokumentation, Hygiene, Kühlkette |
| MVZ oder Praxis als GmbH | Ja, § 240 HGB: zum Ende jedes Geschäftsjahres | Alles aus der Zeile oben, plus Inventar für die Bilanz |
| Schweiz: Praxis als AG oder GmbH, Einzelunternehmen ab 500.000 CHF Umsatz | Bestand ist durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen (Art. 958c OR) | Kantonale Vorgaben, bei Selbstdispensation zusätzlich die Privatapotheke |
| Schweiz: Praxis mit Privatapotheke (Selbstdispensation) | Je nach Kanton: Inspektionen fragen eine jährliche Bestandesaufnahme ab | Kühlung, Verfallsdaten, Betäubungsmittel |
Das Entscheidende steht in der rechten Spalte: Auch ohne Inventurpflicht muss jede Praxis wissen, was sie an Betäubungsmitteln, Impfstoffen, Notfallmedikamenten und Medizinprodukten hat und ob alles verwendbar ist. Kantonale Inspektionsprotokolle in der Schweiz fragen zum Beispiel ausdrücklich, ob für die ärztliche Privatapotheke eine jährliche Bestandesaufnahme vorliegt. Eine geordnete Inventur ist deshalb weniger eine Buchhaltungsaufgabe als ein Teil Deines Qualitätsmanagements.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen praktischen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Regionale Vorgaben Deiner KV, Kammer oder Gesundheitsbehörde gehen vor.
Der Prüfplan: Was Du in der Praxis wann kontrollierst
In einer Praxis veralten Bestände unterschiedlich schnell. Ein Kühlschrank kann über Nacht ausfallen, Handschuhe halten Jahre. Deshalb funktioniert eine einzige Jahresinventur in der Praxis schlecht. Besser ist ein Prüfplan mit festen Rhythmen, der die kritischen Bereiche häufig und den Rest selten prüft.
| Bereich | Wie oft? | Was prüfen? | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Impfstoff- und Medikamentenkühlschrank | Täglich vor Sprechstundenbeginn | Min/Max-Temperatur ablesen, dokumentieren, Thermometer zurücksetzen | DIN 58345, Herstellerangaben |
| Notfallkoffer und Notfallmedikamente | Monatlich und nach jedem Einsatz | Vollständigkeit, Verfallsdaten, Funktion der Geräte | Praxis-QM, Empfehlungen von KV und Kammern |
| Betäubungsmittel | Zum Ende jedes Kalendermonats | Bestand und Nachweise prüfen, mit Namenszeichen und Prüfdatum bestätigen | § 13 Abs. 2 BtMVV |
| Sterilgut | Monatlich | Lagerfrist, unversehrte Verpackung, Kennzeichnung | DIN 58953-8 |
| Praxisbedarf und Verbrauchsmaterial | Laufend über den Mindestbestand, Verfalls-Check quartalsweise | Bestand, Verfalls- und Anbruchdaten | Wirtschaftlichkeit, Hygiene |
| Sprechstundenbedarf | Quartalsweise | Verbrauch und Bestellungen abgleichen | Sprechstundenbedarfs-Vereinbarung Deiner KV |
| Medizingeräte | Jährlich und nach Prüffrist | Bestandsverzeichnis abgleichen, Termine für STK und MTK | MPBetreibV |
| Gesamtes Lager | Einmal im Jahr | Vollständige Zählung aller Lagerorte, Ladenhüter aussortieren | Bei GmbH § 240 HGB, sonst Qualitätsmanagement |
Leg für jede Zeile eine verantwortliche Person und eine Vertretung fest. Ein Prüfplan, für den sich niemand zuständig fühlt, wird im Urlaub und in der Grippesaison als Erstes vergessen – genau dann, wenn am meisten verbraucht wird.
Inventur in der Arztpraxis in 7 Schritten
Die jährliche Vollinventur ist der Moment, in dem Du alle Lagerorte einmal komplett durchgehst, Altlasten aussortierst und Mindestbestände neu einstellst. So klappt sie, ohne dass die Sprechstunde leidet.
1. Alle Lagerorte erfassen
In einer Praxis gibt es selten nur ein Lager. Typisch sind das Materiallager, jeder Behandlungsraum, das Labor, der Impfstoffkühlschrank, der Notfallkoffer, die Hausbesuchstasche und oft ein Kellerraum mit Großpackungen. Schreib alle Orte auf und gib jedem einen eindeutigen Namen. Was nicht als Lagerort existiert, wird später auch nicht gezählt – und fehlt dann scheinbar.
2. Artikel und Zähleinheiten festlegen
Leg für jeden Artikel fest, ob in Stück, Packung oder Box gezählt wird. Handschuhe in vier Größen sind vier Bestände, keine; wie Du so etwas sauber trennst, zeigt der Beitrag zur Variantenverwaltung. Und markiere die Artikel, bei denen Charge und Verfallsdatum zählen: Impfstoffe, Medikamente, Sterilgut, Laborreagenzien, Teststreifen.
3. Raum für Raum zählen statt alles an einem Tag
Eine Praxis kann selten einen ganzen Tag schließen. Verteile die Zählung deshalb auf ruhige Zeiten, etwa den sprechstundenfreien Nachmittag, und nimm Dir pro Termin nur einen oder zwei Räume vor. Wichtig ist, dass jeder Raum am Ende genau einmal gezählt wurde und Du weißt, wann.
4. Beim Zählen gleich die Verfallsdaten prüfen
Wenn Du ohnehin jedes Fach in der Hand hast, nimm die Verfallsdaten mit: Abgelaufenes kommt sofort raus, Ware mit kurzer Restlaufzeit nach vorne, neue Ware nach hinten. Das kostet pro Fach Sekunden und spart Dir einen eigenen Durchgang.
5. Abgelaufenes korrekt aussortieren und dokumentieren
Abgelaufene Arzneimittel und Impfstoffe gehören nicht in den normalen Müll. Halte fest, was mit welchem Verfallsdatum aussortiert wurde. So siehst Du beim nächsten Mal, welche Artikel Du regelmäßig zu viel bestellst, und hast bei Rückfragen einen Nachweis.
6. Differenzen und Verbrauch auswerten
Vergleiche den gezählten Bestand mit dem, was Du erwartet hast. Größere Abweichungen haben fast immer eine Ursache: Material, das zwischen Räumen gewandert ist, nicht erfasste Entnahmen oder doppelte Bestellungen. Nutze die Zahlen, um Mindestbestände anzupassen. Wie Du den richtigen Bestellpunkt berechnest, steht im Ratgeber Meldebestand berechnen – inklusive Beispiel für Handschuhe in der Praxis.
7. Ergebnis und Zuständigkeiten festhalten
Halte fest, wer wann was gezählt hat, und leg die Zuständigkeiten für das kommende Jahr fest. Gehört die Inventur zu Deinem Qualitätsmanagement, ist das gleichzeitig Dein Nachweis. Bei einer GmbH gehören die Zähllisten zu den Unterlagen, die zehn Jahre aufzubewahren sind.
Verfallsdaten im Griff: FEFO und die Verfalls-Ampel
Der größte Verlust im Praxislager entsteht selten durch Diebstahl, sondern durch Ware, die unbemerkt abläuft. Der Klassiker: Die neue Lieferung wird vorne ins Regal gestellt, die ältere Packung dahinter wird erst gefunden, wenn sie längst abgelaufen ist. Zwei einfache Regeln verhindern das.
FEFO – First Expired, First Out: Was zuerst abläuft, wird zuerst verbraucht. Das ist nicht dasselbe wie FIFO (First In, First Out), denn eine spätere Lieferung kann ein früheres Verfallsdatum haben. Neue Ware kommt deshalb grundsätzlich nach hinten, und bei jeder Lieferung lohnt ein Blick auf das Datum. Mehr zu Chargen, FEFO und Rückrufen findest Du im Leitfaden Chargenverwaltung in Praxis, Labor und Produktion.
Die Verfalls-Ampel: Teile Deinen Bestand nach Restlaufzeit in drei Gruppen ein. So siehst Du beim Quartals-Check sofort, wo Handlungsbedarf besteht.
- Rot, unter 30 Tagen: zuerst verbrauchen, in andere Räume umverteilen oder aussortieren.
- Gelb, 30 bis 90 Tage: nach vorne stellen und den Verbrauch einplanen, nichts nachbestellen.
- Grün, über 90 Tage: normaler Bestand.
Ein unterschätzter Punkt sind Anbruchdaten. Mehrdosenbehältnisse, Desinfektionsmittel, Teststreifen und manche Reagenzien sind nach dem Öffnen nur begrenzt haltbar, unabhängig vom aufgedruckten Verfallsdatum. Schreib das Anbruchdatum direkt auf die Packung und nimm diese Artikel in den monatlichen Check auf.
Sonderfälle: Impfstoffe, Notfallkoffer, Betäubungsmittel und Sterilgut
Impfstoffe und Kühlkette
Impfstoffe werden in der Regel bei 2 bis 8 °C gelagert. Die Mindestanforderung ist ein Min/Max-Thermometer, das jeden Morgen vor Sprechstundenbeginn abgelesen, dokumentiert und zurückgesetzt wird. Ein Temperaturalarm mit Benachrichtigung ist die bessere Lösung, weil er auch am Wochenende auslöst. Der Fall aus Magdeburg zeigt, worum es geht: Ein defekter Regler ließ den Kühlschrank über Stunden zu kalt laufen, der Impfstoff musste vernichtet werden, und die Praxis blieb auf rund 24.400 Euro sitzen. Das Gericht verwies unter anderem darauf, dass die Praxis das Risiko durch Wartung, Kontrolle und kleinere Bestellmengen hätte senken können.
Für die Inventur heißt das: Halte nur so viel Impfstoff vor, wie Du in absehbarer Zeit verimpfst, notiere Chargen und Verfallsdaten und stelle Packungen mit kurzer Restlaufzeit nach vorne.
Notfallkoffer und Notfallmedikamente
Was genau in den Notfallkoffer gehört, ist nicht einheitlich gesetzlich geregelt und hängt von der Fachrichtung ab. Einig sind sich die Empfehlungen darin, dass der Koffer regelmäßig auf Vollständigkeit, Verfallsdaten und Funktion geprüft wird – meist monatlich – und nach jedem Einsatz sofort aufgefüllt wird. Eine Checkliste mit Spalten für Verfallsdatum, Prüfdatum und Kürzel bietet zum Beispiel der Virchowbund. Behandle den Notfallkoffer in Deiner Bestandsführung als eigenen Lagerort, dann siehst Du jederzeit, was darin ist und wann es abläuft.
Betäubungsmittel
Hier ist die Pflicht am klarsten geregelt. Nach § 13 BtMVV muss der Verbleib und Bestand der Betäubungsmittel lückenlos auf dem amtlichen Formblatt nachgewiesen werden. Die Ärztin oder der Arzt muss die Eintragungen am Ende jedes Kalendermonats prüfen und, sofern sich der Bestand geändert hat, mit Namenszeichen und Prüfdatum bestätigen. Für den Praxisbedarf soll die Vorratshaltung je Betäubungsmittel den Monatsbedarf nicht überschreiten. Eine Lagerverwaltung kann den Bestand zusätzlich abbilden, ersetzt aber nicht den amtlichen Nachweis.
Sterilgut
Bei Sterilgut zählt neben der Menge vor allem die Lagerdauer. Nach DIN 58953-8 sind ungeschützt gelagerte Sterilbarrieresysteme nur für maximal 48 Stunden bereitzuhalten, geschützt in Schränken oder Schubladen gelagerte bis zu sechs Monate. Erst mit einer zusätzlichen Schutzverpackung sind bis zu fünf Jahre möglich, sofern der Hersteller nichts Kürzeres vorgibt. In der typischen Praxis gehört Sterilgut also in geschlossene Schränke, und die Lagerfrist steht auf jeder Verpackung.
Sprechstundenbedarf
Sprechstundenbedarf ist für Akut- und Notfälle mehrerer Patientinnen und Patienten gedacht und wird nach den Regeln Deiner KV bezogen. Bei Unklarheiten drohen Regresse. Viele Praxen führen den Sprechstundenbedarf deshalb als eigenen Bestand und gleichen den Verbrauch quartalsweise mit den Bestellungen ab. So kannst Du bei einer Rückfrage zeigen, wofür das Material verwendet wurde.
Checkliste: Inventur in der Arztpraxis
Druck Dir die Checkliste aus oder nutze die Excel-Vorlage weiter unten, in der die Prüfungen schon als Plan mit Fälligkeiten angelegt sind.
Jeden Tag
- ☐ Kühlschrank: Min/Max-Temperatur abgelesen, dokumentiert, zurückgesetzt
- ☐ Entnahmen gebucht, Nachbestellungen ausgelöst
Jeden Monat
- ☐ Notfallkoffer: Vollständigkeit, Verfallsdaten, Funktion geprüft und abgezeichnet
- ☐ Betäubungsmittel: Nachweise zum Monatsende geprüft und abgezeichnet
- ☐ Sterilgut: Lagerfristen und Verpackungen kontrolliert
- ☐ Angebrochene Packungen: Anbruchdaten geprüft
Jedes Quartal
- ☐ Verfalls-Ampel über alle Lagerorte: Rot aussortiert oder umverteilt, Gelb nach vorne
- ☐ Sprechstundenbedarf: Verbrauch und Bestellungen abgeglichen
- ☐ Mindestbestände an den aktuellen Verbrauch angepasst
Einmal im Jahr
- ☐ Vollinventur aller Lagerorte, Raum für Raum
- ☐ Ladenhüter und Doppelbestände aussortiert
- ☐ Bestandsverzeichnis der Medizingeräte abgeglichen, STK- und MTK-Termine geprüft (siehe Prüffristen für Betriebsmittel)
- ☐ Zuständigkeiten und Vertretungen für das nächste Jahr festgelegt
Kostenlose Excel-Vorlage: Inventur und Prüfplan für die Arztpraxis
Inventurliste mit Verfalls-Ampel und Nachbestell-Hinweis, Prüfplan mit automatischen Fälligkeiten, Notfallkoffer-Checkliste und Kühlschrank-Log. Ohne Anmeldung.
7 typische Fehler bei der Inventur in der Praxis
- Alles an einem Tag zählen wollen: Die Inventur zieht sich in die Sprechstunde, wird abgebrochen und nie fertig. Raum für Raum ist realistischer.
- Neue Ware nach vorne gestellt: Die ältere Packung dahinter läuft ab. Neue Lieferungen gehören immer nach hinten.
- Vorräte in jedem Raum, aber kein Gesamtüberblick: Jeder Raum bestellt für sich, und am Ende liegt dasselbe Material dreimal im Haus.
- Anbruchdatum nicht notiert: Mehrdosenbehältnisse, Desinfektionsmittel und Teststreifen werden länger genutzt als erlaubt.
- Notfallkoffer nach dem Einsatz nicht aufgefüllt: Beim nächsten Notfall fehlt genau das, was beim letzten verbraucht wurde.
- Großpackungen „auf Vorrat“: Der Stückpreis sinkt, aber ein Teil läuft ab, bevor er verbraucht ist. Gerade bei Impfstoffen und Medikamenten rechnet sich das selten.
- Keine feste Zuständigkeit: Wenn „alle“ zuständig sind, prüft im Urlaub niemand den Kühlschrank.
Inventur in der Arztpraxis mit Scanwiz
Excel-Listen und Zettel funktionieren, solange eine Person alles im Kopf hat. Sobald mehrere Räume, mehrere MFA und Verfallsdaten ins Spiel kommen, wird es mühsam. Scanwiz ist eine Lagerverwaltung, mit der Praxen ihren Bestand per Scan am Handy führen:
- Jeder Raum ein Lagerort: Behandlungsräume, Labor, Kühlschrank, Notfallkoffer und Hausbesuchstasche bekommen ihren eigenen Bestand. Lagerplätze und Benutzer sind in jedem Paket unbegrenzt.
- Chargen und Verfallsdaten: Jede Lieferung mit Charge und Verfallsdatum, und Scanwiz zeigt, was bald abläuft (ab dem Growth-Paket).
- Inventur per Scan: Vollinventur, Zykluszählung, Spot Check – etwa für den monatlichen Notfallkoffer-Check – und Blind Count. Pausierbar und mit mehreren Personen gleichzeitig.
- Nachbestellen ohne Suchen: Mindestbestand je Artikel, und was darunter fällt, landet auf der Einkaufsliste, gruppiert nach Lieferant. Handschuhgrößen werden als Varianten mit eigenem Bestand geführt.
- Medizingeräte mit Prüfterminen: Mit dem Modul Wartungen und Prüfungen erinnert Scanwiz rechtzeitig an STK, MTK und Wartungen. Welche Geräte dafür ins Bestandsverzeichnis gehören, erklärt unser Ratgeber zum Bestandsverzeichnis für Medizinprodukte.
- Keine Patientendaten nötig: Scanwiz verwaltet Material und Buchungen, nicht Patientinnen und Patienten. Hosting in der EU, DSGVO-konform.
Ehrlich gesagt: Den amtlichen Betäubungsmittel-Nachweis und die Temperaturüberwachung des Kühlschranks ersetzt Scanwiz nicht. Dafür brauchst Du weiterhin das BtM-Formblatt und ein Thermometer oder einen Temperaturlogger. Alles andere aus diesem Ratgeber bildest Du in Scanwiz ab. Wie das im Praxisalltag aussieht, zeigt die Seite Lagerverwaltung in der Arztpraxis, alle Details zur Zählung die Seite Inventursoftware. Den allgemeinen Ablauf einer Inventur für jedes Lager findest Du im Ratgeber Inventur durchführen.
Häufige Fragen zur Inventur in der Arztpraxis
Muss eine Arztpraxis eine Inventur machen?
Eine Einzel- oder Gemeinschaftspraxis, die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, ist in Deutschland nicht zur handelsrechtlichen Inventur verpflichtet. Ein MVZ oder eine Praxis in der Rechtsform einer GmbH muss dagegen nach § 240 HGB zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Unabhängig davon gelten Pflichten für Betäubungsmittel, Medizinprodukte, Hygiene und Kühlkette.
Wie oft sollte der Notfallkoffer kontrolliert werden?
Üblich ist ein monatlicher Check auf Vollständigkeit, Verfallsdaten und Funktion, dokumentiert mit Datum und Kürzel. Zusätzlich wird der Koffer nach jedem Einsatz sofort aufgefüllt. Was genau hineingehört, legt die ärztliche Leitung je nach Fachrichtung fest.
Wie oft muss der Impfstoffkühlschrank kontrolliert werden?
Täglich, am besten vor Sprechstundenbeginn: Min/Max-Temperatur ablesen, dokumentieren und das Thermometer zurücksetzen. Impfstoffe werden in der Regel bei 2 bis 8 °C gelagert. Ein Temperaturalarm schützt zusätzlich an Wochenenden und Feiertagen.
Wie oft müssen Betäubungsmittel in der Praxis geprüft werden?
Nach § 13 BtMVV sind die Nachweise über Verbleib und Bestand am Ende jedes Kalendermonats zu prüfen. Hat sich der Bestand geändert, bestätigt die Ärztin oder der Arzt die Prüfung mit Namenszeichen und Prüfdatum.
Wie lange darf Sterilgut in der Praxis gelagert werden?
Nach DIN 58953-8 ungeschützt höchstens 48 Stunden, geschützt in geschlossenen Schränken oder Schubladen bis zu sechs Monate und mit zusätzlicher Schutzverpackung bis zu fünf Jahre, sofern der Hersteller keine kürzere Frist vorgibt.
Was bedeutet FEFO in der Arztpraxis?
FEFO steht für First Expired, First Out: Was zuerst abläuft, wird zuerst verbraucht. Neue Lieferungen kommen nach hinten, Packungen mit kurzer Restlaufzeit nach vorne. So läuft kaum noch Material ungenutzt ab.
Wie lange dauert eine Inventur in der Arztpraxis?
Das hängt von der Zahl der Artikel und Lagerorte ab. Realistisch ist, die Vollinventur Raum für Raum auf mehrere ruhige Termine zu verteilen, statt die Praxis einen ganzen Tag zu schließen. Wer per Scan zählt, spart das Abtippen von Zähllisten und hat die Abweichungen sofort.
Fazit: In der Praxis zählt der Rhythmus, nicht der Stichtag
Die meisten Arztpraxen müssen keine Jahresinventur für die Bilanz machen. Den Überblick über ihren Bestand brauchen sie trotzdem, und zwar laufend: Der Kühlschrank wird täglich kontrolliert, Notfallkoffer, Betäubungsmittel und Sterilgut monatlich, die Verfallsdaten quartalsweise, und einmal im Jahr werden alle Räume komplett gezählt. Wer dazu FEFO lebt, Anbruchdaten notiert und für jede Prüfung eine feste Person benennt, verliert kaum noch Material und hat bei jeder Begehung die Nachweise parat.
Aktualisiert im November 2026.
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