Glossar · Inventur
Was ist Schwund?
Material, das einfach weg ist – ohne dass jemand eine Entnahme gebucht hat. Schwund fällt meist erst bei der Inventur auf, und dann ist die Ursache schwer zu finden. Hier erfährst Du, welche Arten es gibt, wie Du ihn misst und was wirklich dagegen hilft.
Kurz erklärt
Schwund ist die Differenz zwischen dem Bestand, der laut Buchführung vorhanden sein sollte, und dem tatsächlich vorhandenen Bestand, wenn sie nicht durch gebuchte Abgänge erklärt ist. Ursachen sind Verderb und Verfall, Bruch, Diebstahl, aber auch nicht gebuchte Entnahmen und Buchungsfehler. Sichtbar wird Schwund meist erst bei der Inventur.
Schwund: Definition
Schwund ist die unangenehmste Form der Inventurdifferenz: Es fehlt etwas, und niemand weiß, warum. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Arten:
Echter Schwund
Das Material ist tatsächlich verloren: verdorben, abgelaufen, zerbrochen, gestohlen oder unterwegs liegen geblieben. Der Wert ist weg.
Unechter Schwund
Das Material wurde verbraucht oder verkauft, aber nicht gebucht – oder unter dem falschen Artikel. Der Verbrauch war real, nur die Zahl im System ist falsch.
In den meisten Betrieben ist der unechte Schwund größer, als man denkt. Die gute Nachricht: Gegen ihn hilft vor allem ein einfacherer Buchungsprozess.
Arten und Ursachen von Schwund
| Art | Beispiele | Typisch in |
|---|---|---|
| Verderb und Verfall | Abgelaufene Medikamente, eingetrocknete Farbe, ausgehärteter Kleber | Praxis, Malerbetrieb, Werkstatt |
| Natürlicher Schwund | Verdunstung, Gewichtsverlust, Verschnitt | Flüssigkeiten, Schüttgut, Plattenware |
| Bruch und Beschädigung | Fliesen, Glas, beim Transport beschädigte Teile | Bau, Ausbau, Logistik |
| Diebstahl | Werkzeug, Akkus, Kupfer, hochwertiges Kleinmaterial | Baustellen, offene Lager |
| Ungebuchte Entnahme | „Hab ich mir nur schnell genommen“ | Überall |
| Verwechslung und Buchungsfehler | Falscher Artikel, falsche Einheit, Zahlendreher | Ähnliche Artikel, Papierprozesse |
Schwundquote berechnen
Formel
Schwundquote = Schwund in € ÷ Verbrauch in € × 100
- Schwund
- Nicht erklärter Fehlbestand, bewertet zum Einstandspreis
- Verbrauch
- Gebuchter Materialverbrauch im selben Zeitraum – im Handel stattdessen der Umsatz
Rechne die Quote am besten je Artikelgruppe. Ein Prozent Schwund bei Schrauben ist etwas anderes als ein Prozent bei Akkus.
Beispiel: Verbrauchsmaterial in der Arztpraxis
Im Jahr wurde Material für 28.000 € verbraucht. Bei der Inventur fehlt Ware für 1.400 €, für die es keine Buchung gibt.
- Schwundquote: 1.400 ÷ 28.000 × 100
5,0 % - Davon abgelaufen und entsorgt, nicht ausgebucht
900 € - Davon entnommen, aber nie gebucht
300 € - Ungeklärt
200 €
Der größte Posten ist Verfall: Neue Ware wurde vorne ins Regal gestellt, ältere Packungen liefen hinten ab. Die Praxis stellt auf FEFO um, senkt die Bestände bei selten gebrauchten Artikeln und lässt Entnahmen direkt am Schrank scannen. Ziel fürs nächste Jahr: unter 1,5 %.
Was gegen Schwund hilft
Buchen leicht machen
- Entnahme per Scan direkt am Regal
- Kein Zettel, kein späteres Nachtragen
Verantwortung klären
- Werkzeug Personen zuweisen
- Ausgabe und Rückgabe dokumentieren
Häufiger zählen hilft zusätzlich: Wer teure Artikel monatlich prüft, findet die Ursache, solange sich noch jemand erinnert. Speziell für Werkzeug und Geräte haben wir alle Maßnahmen im Ratgeber Werkzeugschwund stoppen zusammengestellt.
Fehlbestand je Artikel prüfen
Mit dem Rechner prüfst Du für einen einzelnen Artikel, wie groß der Fehlbestand in Stück, Euro und Prozent ist und ob er über Deiner Toleranz liegt. Vorausgefüllt: Verbandpäckchen, 80 laut System, 71 gezählt.
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4 typische Fehler beim Thema Schwund
- Gleich an Diebstahl denken. Meist ist es fehlende Buchung oder Verfall. Ein Generalverdacht vergiftet das Klima und löst das Problem nicht.
- Schwund einfach ausbuchen. Ohne Aufschlüsselung wiederholt sich derselbe Verlust jedes Jahr.
- Nur einmal im Jahr hinschauen. Nach zwölf Monaten lässt sich kaum noch klären, was passiert ist.
- Buchen kompliziert machen. Je umständlicher die Entnahme zu buchen ist, desto öfter wird sie weggelassen.
Schwund eindämmen mit Scanwiz
In Scanwiz wird jede Entnahme per Scan gebucht – in Sekunden, auch ohne Empfang. Werkzeug und Geräte weist Du Personen, Fahrzeugen oder Baustellen zu, bei der Übergabe kann unterschrieben werden. Ab dem Growth-Tarif führst Du Chargen mit Verfallsdatum, damit nichts unbemerkt abläuft. Und mit Zykluszählungen oder Spot Checks prüfst Du kritische Artikel zwischendurch.
- Entnahmen per Scan, auch offline
- Zuweisung an Personen, Fahrzeuge und Baustellen
- Chargen mit Verfallsdatum ab Growth
- Spot Checks für kritische Artikel
Häufige Fragen zu Schwund
Was ist Schwund im Lager?
Schwund ist ein Fehlbestand, der nicht durch gebuchte Abgänge erklärt ist. Ursachen sind Verderb, Verfall, Bruch, Diebstahl, aber auch ungebuchte Entnahmen und Buchungsfehler.
Was ist der Unterschied zwischen echtem und unechtem Schwund?
Beim echten Schwund ist die Ware tatsächlich verloren. Beim unechten Schwund wurde sie verbraucht oder verkauft, aber nicht oder falsch gebucht.
Wie berechnet man die Schwundquote?
Schwund in Euro geteilt durch den Verbrauch oder Umsatz im selben Zeitraum, mal 100. Am aussagekräftigsten ist die Quote je Artikelgruppe.
Was hilft am besten gegen Schwund?
Ein Buchungsprozess, der so einfach ist, dass er nicht ausgelassen wird, etwa per Scan am Regal. Dazu Entnahme nach FEFO gegen Verfall, klare Zuständigkeiten für Werkzeug und regelmäßige Teilzählungen.
Quellen & Methodik
- Wikipedia: Lagerkosten – Verderb, Schwund und Bruch als Kostenbestandteil. de.wikipedia.org, abgerufen am 10.11.2026.
- Rechenbeispiel: eigene Berechnung von Scanwiz mit realistischen Werten einer Arztpraxis.
Aktualisiert im November 2026 · Redaktion Scanwiz
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