Glossar · Inventur
Was ist eine Inventur?
Einmal im Jahr wird gezählt, was wirklich da ist – und verglichen mit dem, was da sein sollte. Die Inventur ist Pflicht für die meisten Betriebe, aber auch die beste Gelegenheit, Schwund, Ladenhüter und Buchungsfehler zu finden. Hier bekommst Du den Überblick.
Kurz erklärt
Die Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt – bei Vorräten durch Zählen, Messen oder Wiegen. Kaufleute müssen nach § 240 HGB zu Beginn ihres Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres inventarisieren. Das Ergebnis der Inventur ist das Inventar, aus dem die Bilanz abgeleitet wird.
Inventur: Definition
Das Wort kommt vom lateinischen „invenire“ – vorfinden. Genau darum geht es: festhalten, was tatsächlich vorhanden ist. Im Lager heißt das, jeden Artikel zu zählen, zu messen oder zu wiegen und das Ergebnis mit dem Bestand im System zu vergleichen.
Drei Begriffe werden dabei oft durcheinandergeworfen:
| Begriff | Was es ist | Im Alltag |
|---|---|---|
| Inventur | Die Tätigkeit: Bestandsaufnahme | Zählen am Regal |
| Inventar | Das Ergebnis: Verzeichnis nach Art, Menge und Wert | Die fertige, bewertete Liste |
| Bilanz | Die verdichtete Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital | Was der Steuerberater daraus macht |
Wer muss eine Inventur machen?
- Kaufleute nach HGB – also GmbH, UG, AG, GmbH & Co. KG, OHG und eingetragene Einzelkaufleute – müssen zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen (§ 240 HGB).
- Kleine Einzelkaufleute sind befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils nicht mehr als 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss haben (§ 241a HGB).
- Steuerlich übertragen §§ 140 und 141 AO die Pflicht auch auf Gewerbetreibende, die die steuerlichen Grenzen überschreiten.
- Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind in der Regel nicht zur HGB-Inventur verpflichtet. Ein Verzeichnis des Anlagevermögens brauchen sie trotzdem.
Hinweis: Das ist ein Überblick, keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob und wie Dein Betrieb inventarisieren muss, klärst Du am besten mit Deiner Steuerberatung.
Inventurarten im Überblick
Das Gesetz kennt neben der klassischen Zählung am Stichtag mehrere Vereinfachungen (§ 241 HGB). Welche passt, hängt davon ab, wie groß Dein Lager ist und wie zuverlässig Du Bestände buchst.
| Art | Wann gezählt wird | Passt für |
|---|---|---|
| Stichtagsinventur | Am Bilanzstichtag, steuerlich in der Regel bis zu zehn Tage davor oder danach | Kleine und mittlere Lager |
| Verlegte Inventur | Bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag, Bestand wird wertmäßig fortgeschrieben oder zurückgerechnet | Betriebe, bei denen der Jahreswechsel ungünstig ist |
| Permanente Inventur | Verteilt über das Jahr, jeder Artikel mindestens einmal; dazwischen laufende Fortschreibung | Lager mit sauberer Bestandsbuchung |
| Stichprobeninventur | Nur eine statistische Stichprobe wird gezählt und hochgerechnet | Große Lager mit vielen Positionen |
Wie Du eine Inventur Schritt für Schritt vorbereitest und durchführst, inklusive Checkliste, liest Du in unserem Ratgeber Inventur durchführen.
Beispiel: Jahresinventur im SHK-Betrieb
Zum 31. Dezember muss der Betrieb sein Vorratsvermögen erfassen. Laut System liegen Material und Ersatzteile für 86.000 € auf Lager und in den Fahrzeugen.
- Lager in Zählbereiche aufteilen, Fahrzeuge einplanen
Vorbereitung - Zählen in Zweierteams, Mengen direkt erfassen
2 Tage - Positionen mit Abweichung nachzählen
37 Positionen - Bestätigte Differenz, bewertet zum Einstandspreis
−1.150 € - Inventurdifferenz im Verhältnis zum Lagerwert
−1,3 %
Der größte Einzelposten: 16 Meter Kupferrohr, die auf einer Baustelle verbaut, aber nie gebucht wurden. Der Betrieb korrigiert die Bestände, übergibt das Inventar an die Steuerberatung – und führt für das neue Jahr Entnahmen per Scan ein, damit Baustellenmaterial sofort gebucht wird.
Inventurdifferenz je Artikel berechnen
Gib Soll- und Ist-Menge eines Artikels ein. Der Rechner zeigt die Differenz in Stück, Euro und Prozent – und ob sie innerhalb Deiner Toleranz liegt oder nachgezählt werden sollte. Vorausgefüllt ist das Kupferrohr aus dem Beispiel.
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Inventur ist mehr als Jahresabschluss
Auch wer nicht bilanzieren muss, profitiert vom regelmäßigen Zählen:
- Betriebsmittel: Werkzeug, Messgeräte und Maschinen gehen selten aus dem Lager verloren, sondern unterwegs. Eine Inventur zeigt, was wirklich noch da ist und bei wem es liegt.
- Arztpraxen: Medizinprodukte, Verbrauchsmaterial und Medikamente mit Verfallsdatum brauchen regelmäßige Kontrollen. Mehr dazu in unserem Beitrag Inventur in der Arztpraxis.
- Nachbestellung: Meldebestände und automatische Einkaufslisten funktionieren nur, wenn der Bestand im System stimmt.
5 typische Fehler bei der Inventur
- Material außerhalb des Lagers vergessen. Was in Transportern, auf Baustellen oder in Behandlungszimmern liegt, gehört dazu. Fehlt es in der Zählung, entsteht eine Differenz, obwohl nichts fehlt.
- Mit Sollmenge zählen lassen. Steht die erwartete Zahl auf der Liste, wird eher bestätigt als gezählt. Besser blind zählen.
- Während der Zählung buchen. Ein- und Ausgänge im gezählten Bereich verfälschen das Ergebnis. Entweder Bereich sperren oder Bewegungen sauber abgrenzen.
- Zettel abtippen. Beim Übertragen von Papier ins System entsteht ein guter Teil der Fehler erst nach dem Zählen.
- Differenzen einfach ausbuchen. Wer nicht nach der Ursache fragt, hat im nächsten Jahr dieselbe Differenz.
Inventur mit Scanwiz
In Scanwiz legst Du eine Inventur als eigene Sitzung an und wählst eine von vier Arten: Vollinventur, Zykluszählung, Spot Check oder Blind Count. Gezählt wird am Handy – Lagerort wählen, Artikel scannen, Menge bestätigen, auch ohne Internetverbindung. Material, das Mitarbeitenden, Fahrzeugen oder Baustellen zugewiesen ist, kannst Du direkt mitzählen.
- Toleranz in Prozent und Stück, Freigabe nur bei größeren Abweichungen
- Blind Count mit ausgeblendeter Sollmenge
- Mehrere Personen zählen parallel, auch offline
- Jede Inventur mit Nummer, Zeitraum, Beteiligten und Differenzliste dokumentiert
Alle Funktionen im Detail: Inventursoftware von Scanwiz.
Häufige Fragen zur Inventur
Was ist eine Inventur?
Die Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Vorräte werden dabei gezählt, gemessen oder gewogen. Das Ergebnis ist das Inventar.
Wer ist zur Inventur verpflichtet?
Alle Kaufleute nach HGB, etwa GmbH, UG, KG und eingetragene Einzelkaufleute, müssen nach § 240 HGB zum Ende jedes Geschäftsjahres inventarisieren. Kleine Einzelkaufleute unter den Grenzen des § 241a HGB sind befreit.
Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?
Die Inventur ist die Tätigkeit, also das Zählen und Erfassen. Das Inventar ist das Ergebnis: das bewertete Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert.
Wann muss die Inventur stattfinden?
Bei der Stichtagsinventur am Bilanzstichtag, steuerlich in der Regel innerhalb von zehn Tagen davor oder danach. Mit der verlegten Inventur ist ein Zeitraum von drei Monaten vor bis zwei Monaten nach dem Stichtag möglich, bei der permanenten Inventur wird über das ganze Jahr verteilt gezählt.
Was passiert mit Inventurdifferenzen?
Bestätigte Differenzen werden im System korrigiert und als Aufwand oder Ertrag gebucht. Wichtig ist, vorher nachzuzählen und die Ursache zu klären, damit sich der Fehler nicht wiederholt.
Quellen & Methodik
- § 240 HGB – Inventar. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 10.11.2026.
- § 241 HGB – Inventurvereinfachungsverfahren. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 10.11.2026.
- § 241a HGB – Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 10.11.2026.
- R 5.3 EStR – Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens (Zeitfenster der Stichtagsinventur).
- Rechenbeispiel: eigene Berechnung von Scanwiz mit realistischen Werten eines SHK-Betriebs.
Aktualisiert im November 2026 · Redaktion Scanwiz · keine Rechts- oder Steuerberatung
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