Glossar · Betriebsmittel & Prüfungen
Was ist eine Inventarnummer?
Drei baugleiche Akkuschrauber, drei verschiedene Prüftermine, drei verschiedene Kollegen. Ohne eindeutige Nummer weiß niemand, welcher welcher ist. Hier erfährst Du, wie Du Inventarnummern sinnvoll aufbaust und am Gerät anbringst.
Kurz erklärt
Eine Inventarnummer ist eine eindeutige, vom Betrieb vergebene Nummer für ein einzelnes Inventarstück – etwa ein Werkzeug, ein Gerät oder ein Möbelstück. Sie unterscheidet auch baugleiche Gegenstände voneinander und verknüpft das physische Stück mit seinen Daten: Standort, Halter, Prüfungen und Historie. Am Gegenstand wird sie meist als Etikett mit QR-Code oder Barcode angebracht.
Inventarnummer: Definition
Die Inventarnummer ist so etwas wie das Kennzeichen eines Gegenstands im Betrieb. Sie wird einmal vergeben, wenn ein Gerät angeschafft wird, und bleibt ein Leben lang dieselbe – auch wenn es den Standort, den Halter oder die Abteilung wechselt.
Über die Nummer findest Du alles, was zu dem Stück gehört: Anschaffung, Wert, Prüftermine, Reparaturen, wer es wann hatte. In der Buchhaltung verknüpft sie das Gerät mit dem Eintrag im Anlagenverzeichnis.
Inventarnummer, Seriennummer, Artikelnummer
| Nummer | Wer vergibt sie? | Wofür steht sie? |
|---|---|---|
| Inventarnummer | Dein Betrieb | Ein bestimmtes Stück in Deinem Bestand |
| Seriennummer | Der Hersteller | Ein bestimmtes Gerät ab Werk – lang, uneinheitlich, oft schwer lesbar |
| Artikelnummer | Hersteller, Händler oder Du | Ein Produkt oder Modell, nicht ein einzelnes Stück |
| EAN / GTIN | GS1 über den Hersteller | Ein Produkt im Handel, weltweit eindeutig |
Warum nicht einfach die Seriennummer nehmen? Weil jeder Hersteller ein anderes Format hat, manche Geräte gar keine tragen und sie selten scanbar am Gerät steht. Die Seriennummer gehört trotzdem in die Gerätedaten – etwa für Garantie und Rückrufe.
So baust Du ein gutes Nummernschema
Kurzes Präfix plus laufende Nummer
Ein Kürzel für die Hauptgruppe (WZ für Werkzeug, IT, FZ für Fahrzeug) und eine fortlaufende Zahl. Kurz, eindeutig, leicht vorzulesen.
„Sprechende“ Nummer mit Standort
Klingt ordentlich, veraltet aber beim ersten Umzug. Standort und Kategorie gehören in die Daten, nicht in die Nummer.
- Eindeutig: Jede Nummer gibt es genau einmal.
- Unveränderlich: Die Nummer ändert sich nie, auch nicht bei Umzug oder Verkauf an eine andere Abteilung.
- Nicht wiederverwenden: Wird ein Gerät ausgemustert, bleibt seine Nummer gesperrt – sonst vermischt sich die Historie.
- Feste Länge: WZ-0042 statt WZ-42 sortiert sich in jeder Liste richtig.
Die Nummer ans Gerät bringen
Etiketten mit fortlaufenden Nummern erstellst Du kostenlos und ohne Anmeldung mit unserem QR-Code-Etiketten-Generator – als QR-Code, Data Matrix oder Strichcode, druckfertig auf A4.
Beispiel: Werkzeug im Elektrobetrieb
Der Betrieb entscheidet sich für vier Präfixe und eine vierstellige laufende Nummer:
- Elektrowerkzeug
WZ-0001 … - Mess- und Prüfgeräte
MG-0001 … - Leitern und Gerüste
LT-0001 … - Fahrzeuge
FZ-0001 …
Die Etiketten werden auf Polyesterfolie gedruckt und an einer Stelle angebracht, die beim Arbeiten nicht abgerieben wird. Ein Nachmittag Etikettieren – danach ist jede Ausgabe, jede Prüfung und jede Inventur ein Scan.
4 typische Fehler bei Inventarnummern
- Nummern wiederverwenden. Bekommt ein neues Gerät die Nummer eines alten, hängt plötzlich eine fremde Prüfhistorie daran.
- Standort in die Nummer schreiben. Beim ersten Umzug stimmt die Nummer nicht mehr – oder sie wird geändert, und die Historie reißt ab.
- Etikett an der falschen Stelle. Auf Griffflächen oder Akkus ist es nach wenigen Wochen unlesbar oder verschwindet mit dem Akku.
- Nummer ohne Datensatz. Ein Etikett allein sagt nichts. Erst mit Standort, Halter und Prüfterminen wird daraus Verwaltung.
Inventarnummern in Scanwiz
In Scanwiz wird jedes Gerät als einzelnes Objekt mit eigener Inventarnummer geführt – baugleiche Akkuschrauber bleiben so unterscheidbar. Etiketten druckst Du direkt aus Scanwiz für den ganzen Bestand oder verwendest Nummern, die Du schon hast. Ein Scan mit dem Handy zeigt dann, wo das Gerät ist, wer es hat und wann es geprüft werden muss.
- Eigene Inventarnummer je Gerät
- Etiketten mit QR-Code direkt aus Scanwiz drucken
- NFC-Tags für Betriebsmittel
- Scan per Handy-App, USB- oder Bluetooth-Scanner
Häufige Fragen zur Inventarnummer
Was ist eine Inventarnummer?
Eine eindeutige, vom Betrieb vergebene Nummer für ein einzelnes Inventarstück. Sie unterscheidet auch baugleiche Gegenstände und verknüpft das Stück mit seinen Daten wie Standort, Halter und Prüfungen.
Wie sollte eine Inventarnummer aufgebaut sein?
Kurz und eindeutig: ein Kürzel für die Hauptgruppe und eine fortlaufende Zahl mit fester Länge, zum Beispiel WZ-0042. Standort oder Abteilung gehören nicht in die Nummer.
Was ist der Unterschied zur Seriennummer?
Die Seriennummer vergibt der Hersteller, die Inventarnummer Dein Betrieb. Die Inventarnummer folgt Deinem eigenen, einheitlichen Schema und steht scanbar am Gerät.
Darf eine Inventarnummer wiederverwendet werden?
Besser nicht. Wird eine Nummer nach dem Ausmustern neu vergeben, vermischen sich die Historien zweier Geräte.
Quellen & Methodik
- Wikipedia: Seriennummer – Abgrenzung zu Los- und Chargennummer. de.wikipedia.org, abgerufen am 10.11.2026.
- Empfehlungen zum Nummernschema: Praxiserfahrung von Scanwiz aus Kundenprojekten.
Aktualisiert im November 2026 · Redaktion Scanwiz
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